[ThinkerBeLL]

İçerik Yönetim Sistemi
Vikipedi, özgür ansiklopedi

İçerik Yönetim Sistemleri (İngilizce'den Content Management System, kısaca CMS) katılımcı teknikler iledoküman ya da benzeri içeriklerin yaratılmasına ve organize edilmesine yardımcı olan yazılım sistemleridir.
Çoğu zaman bir web sitesi hazırlamak, web sayfalarında bulunan bilgilerin arzu edilen şekilde görüntülenmesini sağlayan yazılımlar olarak dar anlamlı bir tanımla değinilen içerik yönetim sistemleri, uluslararası platformda birçok organizasyon için zorunluluk haline gelen modern bir varlık (asset) yönetimi tekniği olmuştur. Günümüzde içerik yönetim sistemleri kendi içerisinde bölünmüş bir yazılım endüstrisi haline gelmiş, sayısız yazılım firmasının ürünleri ile birlikte birçok açık kaynak kod projesinini barındırmaktadır.
İçerik yönetim sistemi tanımı ilk olarak web sitesi hazırlama ve yönetme fonksiyonu için kullanılmıştır. Önceleri birçok organizasyon kendi içerisinde amaçları doğrultusunda yazılımlar geliştirmiştir. Web sitelerini düzenleyen bu ufak sistemlerin bir pazar oluşturabileceği fikri ilk kez 1995 yılında belki de hala en kalabalık içerik grubuna sahip olan CNET firmasının kendi içerik yönetim sisteminin geliştirilmesi için bu Vignette firması ile anlaşması noktasında ortaya çıkmıştır. Böylelikle Vignette firması içerik yönetim sistemleri kavramını bir sektör haline getirmiştir. Zamanla kendi içerisinde portal sistemleri, wiki sistemleri, web-based grupware vb. alt dallara ayrılan endüstri günümüzde halen gelişimini sürdürmektedir.

İçerik Yönetim Sistemi Nedir?
Bir web yayınlama sistemi olan İçerik Yönetim Sistemi (İYS ing. CMS : Content Management System), çok sayıda bilginin yayınlanmasını, saklanmasını, sonrasında bu bilgilerin tekrar kullanılmasını sağlamak için gereken büyük bir database sistemini (bilgileri sınıflandırarak saklama yöntemi), dosyaları yönetmek için dosya yöneticisi ve ilgili yazılım modüllerinden oluşur. Bu web yayınlama sistemleri birbirlerinden veritabanında ve/veya dizinlerinde saklanan bilgi türlerine göre ayrılırlar. (Örneğin resimler, video dosyaları, çeşitli yazılar veya tümünü vs. içerebilir.) Yayınlanacak ortam herhangi bir şirkette bulunan yerel ağ (intranet) olabileceği gibi, internet üzerinden de tüm bilgilerinizi dünya ile paylaşabilirsiniz. İçerik veritabanı içinde saklandığı için site yazılımı ve tasarımı değişse bile sahip olduğunuz içerik kaybolmayacaktır.

Web yayınlama sistemi kullanıcıları, aradıkları içeriğe veritabanı içinde çeşitli kriterlere göre arama yaparak ulaşırlar. (anahtar kelimeler, yazarı, oluşturulma tarihi vs.) Web içerik yönetim sistemleri bilgi portalları oluşturmak için bilgi yönetimi hizmeti sunar. Bu hizmeti sunan ve veritabanı içeriğini işleyen yazılım modülleri, herhangi bir kullanıcının web sitesi üzerindeki işlemleri yapabilmesi için (GKA) grafiksel kullanıcı arayüzü sunar. Bu arayüz genellikle sayfaların hazırlanbilmesi için önceden yazılmış yazılım modüllerini içerir.

Mevcut şartlarda içerik yönetim sistemleri aşağıdaki konularda fayda sağlayabilir;

• Site İçerik Yönetimi - Internet sitelerinin içerik yönetimi ve site güncelliğinin sağlanması
• Belge Yönetimi - Varolan belgelerin sınıflandırılması ve arşivlenebilmesinin sağlanması
• Bilgi Yönetimi - Varolan bilgilerin sınıflandırılması ve arşivlenebilmesinin sağlanması
• Resim/Fotoğraf/Video Yönetimi - Varolan resim, fotoğraf ve video gibidosyaların sınıflandırılması ve arşivlenebilmesinin sağlanması

Neden İçerik Yönetim Sistemi?
Bir şirketiniz olduğunu düşünün. Şirketiniz ve ürünleriniz için bir web sitesi ihtiyacı hissetmeye başladınız. Bu konuda para sınırı bile koymadan girişimlere başlıyorsunuz. İyi bir tasarımcıya, şirketiniz ve web siteniz hakkında kendi görüşlerinizi aktardınız. Tasarımcı, size mükemmel görsel arayüzler, flash animasyonlar ve renklerle dolu bir dünya vadetti. Ve sizede daha önceden gerçekleştirdiği görsel içeriği etkileyici web sitelerini gösterdikten sonra ikna oldunuz ve anlaştınız. Yaklaşık olarak 1 ay sonra siteniz tamamen bitmiş olarak teslim edildi. Karşılıklı olarak çok memnun kaldınız. Peki ya daha sonrası? Size sitenizin güncellenebilirliği konusunda herhangi bir uyarıda bulunan veya bilgi veren oldu mu? Örneğin ürünler sayfasında bulunan bir ürününüzün bilgisinin hatalı olduğunu veya fiyatını artan döviz kurları karşısında yenilemek için tekrar aynı tasarımcıya döndüğünüzde size yanıt süresi ve bu işi tamamlaması ne kadar süre alıyor. Peki bu da tamam. Güncellemeniz tasarımcı tarafında 2 gün içinde düzeltildi. Peki yeni bir ürününüz için yeni bir sayfa, bu ürüne ait fotoğraf, word pdf vs. gibi bilgilerle dolu yeni bir sayfa için tasarımcınıza döndüğünüzde kaybedilen zaman ve paraya ne demeli.. Sanırım yapılan onca çalışmanın faydası en fazla 1 yıl sürecek ve tekrar yeni arayışlara gireceksiniz.
Yukarıdaki örnekler sanırım pek çoğumuzun başından geçmiştir. İnternette bir sitenin hayatta kalabilmesi içeriğinin her zaman güncellenebilir olmasına bağlıdır. Bir gazete düşünün ki içeriği günden güne değişmesin. Bir alışveriş sitesi düşünün ki ürünlerin bilgi ve fiyatları hep eskide kalsın. Bu durum şirketiniz için de geçerlidir. Ne kadar güncel bilgi, o kadar ekmek.
Şirketler seviyesinde, içerik yönetim sistemleri (İYS) o şirkete ait elektronik dokümanların ve web dokümanlarının saklanması ve işlenmesini sağlar. Şirket çalışanları bu dokümanlara çeşitli uygulamalar üzerinden ulaşabilirler. Ayrıca web üzerinde paylaşılan bu bilgileri müşterilerle ve organizasyona dahil olan veya olmayan şirket iş ortaklarıda paylaşabilirler. İYS'nin temel uygulaması, içeriğin yaratılmasından yayınlanmasına kadar tüm evrelerde içeriği yönetmektir. Ayrıca İYS'nin içeriği, E-ticaret ve Müşteri İlişkileri Yönetim Sistemleri (MIYS) (ing. CRM - Customer Relationship Management System) ile de paylaşılabilir. İYS sayesinde, şirketinizde sahip olduğunuz içeriğin teknik olmayan kullanıcılar tarafından dahi yayınlanmasını, basit ama güçlü, web tarayıcısı destekli (İnternet Explorer, Firefox, Mozilla gibi) bir uygulama arayüzü ile sunar.

Kimler İYS'ne İhtiyaç Duyar?
Günümüz e-İş dünyasında, içerik akışı nakit akışı kadar önemlidir. Eğer bir şirket ürünleri hakkındaki bilgileri yenilemezse, günümüz internet dünyasındaki beklentilere cevap veremeyecektir.
Eğer herhangi bir şirket içerik akışını arttırmak istiyorsa ve bunu az para harcayıp en düşük problemle yapmak istiyorsa, içerik toplama ve yayınlama işlemini otomize eden içerik yönetim sistemlerini seçmelidir. Aşağıdaki maddelerden en az birine ihtayacı olan herhangi bir şirket veya organizasyon bir İYS (İçerik Yönetim Sistemi) mutlaka kullanmalıdır.

• Web yayınlanmasını birden fazla yerde gerçekleştiren ve farklı birimler arasında içeriği uzun zaman harcayarak oluşturan büyük organizasyonlar
• İçeriğini ve yapısını sıklıkla yenilemek durumunda bulunan büyük şirketler
• Kişisel ve kurumsal online işlem yapanlar
• Web sitesi, emailler, mektuplar, arama merkezleri ve diğer kanallar arası bilgilerin içerik entegrasyonunu sağlayanlar
• Müşteri istekleri ve araştırma/geliştirme işleminden gelecek ihtiyaçları yönetenler
• Web sitesi üzerinden müşterilerine hizmet sunan şirketler

İçerik Yönetim Sistemi Şirketlere/Kurumlara Ne Sağlar?
İçeriğin Güncellenmesi
İçerik Yönetim Sistemleri, şirketlerin/kurumların mevcut ürünleri ve/veya sahip oldukları bilgilerin eklenmesi/değişikliği dolayısıyla oluşabilecek güncellemeleri en kısa sürede ve düşük bedelle karşılayacaktır. Örneğin dolar kurunda mevdana gelebilecek değişikliklere göre ürün fiyatlarını değiştirebilecek veya yeni bir ürün için anında yeni bilgileri sisteme girebileceklerdir.
Bilgiye Kolay Ulaşım
Güncel içeriğe sahip bir web sitesi sayesinde kullanıcılarınız aradıkları bilgiye en kısa sürede ulaşabilecekler ve bu durum size para ve zaman olarak geri dönecektir. Kendimden bir örnek vermem gerekirse, programlama alanında sorunla karşılaştığımda elimin altında her an kitap bulunmasına rağmen sorunun çözümü için internette yardım bulmak daha kolayıma geliyor.
Doğru Bilgi ve Güvenilirlik
Güncellemeler sayesinde site üzerinde gördüğünüz hataları en kısa sürede değiştirebilecek ve bilginin doğruluğu sağlanacaktır.
Site Gelişimi
Güncellemeler ile, sitenizin doğruluğu ve güvenilirliği artacak, bilgilerin gelişimi ve sitenin büyümesi sağlanacaktır. Bu durum rakiplerinizle aranızın katlanarak açılmasına sebep olacaktır. İnternet sitesini beğenilen bir firma, marka olma yolunda büyük adımlar atacaktır. Ayrıca sitenizin bakım ve yönetim masrafları, güncelleme işini tabana yayabildiğiniz ölçüde azalacatır.
Müşteriler ile İlişkiler
İyi bir içerik, müşterilerin size olan güveninin artmasına sebep olacatır. Bu durum müşterilerinize destek için harcadığınız zaman ve paranın size dönmesini sağlayacaktır. Mutlu müşterilerin tavsiyesi, müşteri potansiyelinizin artmasına sebep olacaktır.

İçerik Yönetim Sistemlerinin Dezavantajları
İlk Yatırım Maliyeti
İçerik Yönetim Sistemleri, diğer çözümlere göre ilk başta daha maliyetlidir. (Ancak unutulmamalı ki bu durum sadece ilk yatırım maliyetidir.)
Kullanım Zorluğu
İçerik Yönetim Sistemlerinin temel prensibi, kişi web tasarımı ve geliştirilmesi konusunda en ufak bir bilgiye bile sahip olmadan nasıl Microsoft Word üzerinde yazı yazabiliyorsa, sitenin içeriğinide bu şekilde güncelleyebilmektir. Ancak İçerik Yönetim Sistemlerinin kullanımı mevcut halde varolan görsel kullanıcı arayüzü ile bu işi eziyet haline getirebilmekte, kullanımının web tasarımını öğrenmekten daha zor bir hale gelmesine sebep olmaktadır. Bu yüzdenaraştırma sırasında bu iş ile ilgilenen profesyonel kişilerden yardımalmak gerekir.
İhtiyaçlarınıza Uygun İYS Bulunamaması
Piyasada bulunan İçerik Yönetim Sistemlerinin sizin ihtiyaçlarınızı tam olarak karşılayamaması ve geliştirilmesinin bu yönde devam etmemesi ya da geliştirilmemesi. Bu durum sitenizin tıkanmasına sebep olabilir.
İçerik Yönetim Sistemi Seçimi
Kullanmayı düşündüğünüz içerik sisteminin seçimi sizin için en büyük kriterdir. Bu yüzden herhangi bir İYS'yi seçmeden önce mutlaka iyi düşünüp doğru kararı almalı veya bu işi bir bilene sormalısınız. Aşağıdaki kriterler size seçim aşamasında yardımcı olacaktır.
Kolay Kurulum
Satın alacağınız içerik yönetim sisteminizi eğer şirket içinde (intranet üzerinde) kullanacaksanız, kurulum ve bakım işlemleri sizin için önem arz edecektir. Bu durumda satın aldığınız İYS'nin destek yönünü iyi araştırmanız gerekecektir.
Görsel Kullanıcı Arayüzü ve Kullanım Kolaylığı
İçerik Yönetim Sisteminin temel amacı, hiçbir web tasarımı veya yönetimi bilmeyen bir kişiye bile oluşturduğu görsel kullanıcı arayüzü ile işin kolaylaşmasını sağlamak olmalıdır. Bu sebeple kullanılan arayüzün anlaşılırlığı ve kolaylığı personelinizin kullanımını hızlandıracaktır.
Kolay Öğrenilmesi
Bir önceki madde sizin ve personelinizin içerik yönetimini öğrenmesini hızlandıracaktır.
Gelişmiş ve Zengin Editör (WYSIWYG)
İçeriğin girilmesi sırasında kullanılan editör gelişmiş özelliklere sahip olmalıdır. Bu amaçla pek çok WYSIWYG (what you see is what you get - ne görüyorsan o) editör bulunmaktadır. İYS'nin kullanmakta olduğu editör dünyaca tanınmış, hatalardan arındırışmış, gelişiminin desteklendiği ve kullanıcının kullanımı sırasında az sorun çıkartan bir editör olmalıdır. Kullanılan editör bir İYS için büyük bir kriterdir.
Dosya Yöneticisi
İçeriğin ve bilginin yönetilmesi sırasında pek çok resim, dosya (microsoft word, excel, ppt veya adobe pdf vs. ) sitenin gereksinimi olarak ortaya çıkacaktır. Bu sebeple nasıl ki windows üzerinde bulunan gezgin (explorer) programı ile dosyaları kopyalama, taşıma, silme, yeniden adlandırma işlemleri kolay ise kullanacağınız İYS'nin dosya yöneticiside iyi ve kolay kullanılabilir olmalıdır.
Fiyat/Performans
Piyasada bulunan İYS'lerinin tüm avantajları ile fiyatları karşılaştırılmalı ve bütçenize göre size en yakın ve de ihtiyaçlarınıza cevap verebilecek bir İYS seçimi yapılmalıdır.
Gelişiminin Desteklenmesi
Mevcut halde geliştirilen İYS'ler bir süre sonra sorunlu alt yapı ve tasarım, mali sorunlar gibi sebeplerle gelişimi desteklenmemekte ve bu durum da İYS'nin varsa sorunlarının çözülmesini engellemektedir.
Opsiyonellik, Modülerlik ve Diğer Eklentiler
Bir İYS içinde, sizin ihtiyaçlarınıza tam olarak cevap verebilecek özellikler bulunmayabilir. Bu durumda İYS geliştirilebilir alt yapısı sayesinde, ihtiyacınız olan yazılım modüllerinin üretilmesine imkan tanımalıdır. Örneğin site üzerinde anket, forum gibi eklentiler.
Kısıtlamalar
Site
Grup ve Kullanıcı Yönetimi
Şirketinizin nasıl ki belli bir kadrolaşma mevcutsa, bir İYS içinde de mutlaka bazı kullanıcı grupları ve bu gruplara ait kullanıların tanımlanabilmesi gerekir. Böylece belli gruptan belli kullanıcıların site üzerinde belirlenecek yerlerin içerik gelişimini yapması sağlanabilir. Örneğin, pazarlama grubunun ürünü oluşturması ve mühendislik grubunun bu ürün ile ilgili teknik bilgileri doldurması gibi bir sınıflama yaratılabilmelidir.
Erişim Kısıtlamaları
Grup ve Kullanıcı yönetimi sayesinde grup ve kişilelerin sadece kendilerini ilgilendiren bölümlere erişimi sağlanabilir. Bu sayede sitenin gelişimi ve ortak çalışma hızlı bir şekilde sağlanacaktır.
Çoklu Dil Desteği
Günümüzde şirketler uluslararası platformda yarışmakta. Dolayısıyla bir sitenin birden fazla dil desteğini sağlaması çok önemli bir unsurdur. Ürününüzü sadece Türkçe değil, aynı zamanda İngilizce, Almanca, Rusça gibi dillerde yayınlayarak uluslararası pazarda yer edinebilirsiniz.
Yedekleme/Geri Yükleme
Site için oluşturduğunuz içeriğin belirli dönemlerde yedeğinin alınarak bilginin kaybolması engellenmelidir. Bu durum İYS üzerinden doğrudan yapılabileceği gibi kullanacağınız bilgisayarda yapacağınız otomatik ayarlamalarlada sağlanabilmelidir. Ayrıca yedek dosyaları ile geri yükleme yapılabilmesi sizn için önemli bir kriter olacaktır.
Stil Desteği
Site üzerinde renkler, yazı fontu, başlıklar vs. gibi özellikler her an güncellenebilir olmalıdır. Bu sizin ve kullanıcıların göz zevkine hitap edecek önemli bir etkendir.
Görsel Temizlik
Çoğu içerik yönetim sistemine ilk bakışta sayfa görünümü çok karmaşık görünmekte, özellikle ücretsiz olan sistemlerde üzerinde çeşitli reklam alanları bulunmakta. Bu durum kullanıcıların ilk açışta karmaşa dolayısıyla birşey anlamadan siteyi kapatmak olarak dönmekte. Temiz, düzenli, yapısı anlaşılır bir içerik sayfası her zaman tercih edilen bir özelliktir.
Hosting (Barındırma) İmkanı
Kullanacağınız İYS, size hizmetini ana bilgisayar olarak adlandırılan pc'lerin üzerinde ve çeşitli işletim sistemleri ve kullanılan bazı yardımcı programlar vasıtasıyla sunmaktadır. Bu sebeple kurulumundan, yıl boyu barındırılmasına kadar tüm işlemler eğer destekde yoksa sizin için sorun oluşturabilir. Mutlaka kullanılan pc, işletim sistemi ve programlar hakkında gereken bilgiyi isteyin ve bu durumu işin başında mutlaka değerlendirin.
Teknik Destek
İYS üzerinde karşılaşılacak bir sorun ve bu sorunun çözümü, sistemi alacağınız firma tarafından karşılanacaktır. Az sorunla karşılaşmak hepimizin beklentisidir ancak sorun çıkınca yardım almakda bir o kadar önemlidir.

Kaynak: ChiCoMaS