KALİTE YÖNETİM PRENSİPLERİ
Bir kuruluşun başarılı bir şekilde yönetilmesi için, yönetimin sistematik ve metodik olması gerekir.
Bir kuruluş için başarılı kalabilmenin şartı ilgili tarafların ihtiyaçlarının iyi belirlenerek performansın sürekli iyileştirilmesi ile mümkündür. ISO 9001:2000’e uygun bir Kalite Yönetim Sistemi geliştirilirken aşağıdaki sekiz kriter göz önüne alınmalıdır. Bu sekiz prensibin uygulanması ile kuruluşlar, müşterileri, tedarikçileri, sahipleri, yerel kuruluşlar ve genelde toplum için fayda sağlayacaklardır. ISO 9001:2000 in her bir ana konusu bu sekiz yönetim prensibine dayanır. Kalite Yönetim prensibi; bir kuruluşu yönetmek ve yönlendirmek amacı ile kullanılan karmaşık ve temel kural ve inançlardır. Böylece uzun dönemde müşterilerin ve diğer iş ortaklarının ihtiyaçları ile ilgili performansın sürekli geliştirilmesi amaçlanır. 1. MÜŞTERİ ODAKLILIK Kuruluşlar müşterilerine bağımlıdırlar, bu nedenle onların mevcut ve gelecek ihtiyaçlarını anlamalı, şartlarına uymalı ve müşteri beklentilerinin üzerine çıkmak için çalışmalıdır. Müşteriler bir kuruluşun gelecekteki karlılığı konusunda ana rolü oynarlar. Müşterileri elde tutabilmek için kuruluşlar müşterilerin mevcut ve gelecekteki muhtemel şartlarını iyi anlamalıdırlar. Müşteri odaklı bir kuruluşun prensiplerinin uygulanması şunlara yol açar: - Müşterilerin ürünler, sevkıyat, fiyat ve güvenilirlik ile ilgili ihtiyaç ve beklentilerinin tümüyle anlaşılması
- Müşteriler ve diğer iş ortakları ( sahipler, çalışanlar, tedarikçiler, yerel komiteler ve toplum ) beklenti ve ihtiyaçlarına dengeli bir yaklaşım sağlar,
- Bu beklenti ve ihtiyaçların tüm kuruluşa duyurulması,
- Müşteri tatmininin ölçülmesi ve bunun doğrultusunda faaliyet,
- Müşteri ilişkilerinin yönetilmesi,
Bu prensibin kazançlı uygulanması arasında:- Politika ve strateji oluşturma için, müşteri ve diğer iş ortakları ihtiyacının tüm kuruluşta anlaşılması.
- Hedef ve amaç belirleme için, müşteri ihtiyaç ve beklentileri ile bağlantılı uygun hedef ve amaçların oluşturulması.
- Operasyonel yönetim için, müşteri ihtiyaçlarının karşılanmasına yönelik kuruluş performansının iyileştirilmesi.
- İnsan kaynakları yönetimi için, çalışanların kuruluşun müşterilerini tatmin etmek için gerekli bilgi ve beceri sahibi olması.
2. LİDERLİK Liderlik şirketin amaç, yönetim ve iç çevresinde birliğini oluşturur. Liderler şirketin iç çevre ve havasını öyle oluşturmalıdır ki, çalışanlar şirketin amaçlarını gerçekleştirmek için tam olarak katılımcı olabilmelidir. Kuruluşun yönetimi yön vermeli liderlik yapmalı ve kuruluş fonksiyonları için uygun çevre koşulları oluşturmalıdır. Böylece yönetim çalışanların kuruluşun hedefleri ile tam olarak bütünleşmelerini sağlama şansı bulur. Liderlik prensibinin uygulanması aşağıdakilere yol açar: - Örnek olarak aktif olma ve liderlik,
- Dış çevredeki değişiklikleri anlama ve tepki verme,
- Bütün iş ortaklarının ihtiyaçlarının düşünülmesi (Müşteriler, sahipler, çalışanlar, tedarikçiler, yerel otoriteler ve toplum ),
- Kuruluşun geleceği için açık bir vizyon gelişir,
- İnsanların katkılarının değerinin bilinmesi ve övülmesi,
- Geliştiren hedef ve amaçların belirlenmesi,
- Bu hedef ve amaçların gerçekleştirilmesi için strateji geliştirilmesi,
Bu prensibin kazanç sağlayan uygulamaları arasında:- Politika ve strateji belirlenmesi için, kuruluş geleceği için açık bir vizyonun oluşturulması ve paylaşılması.
- Hedef ve amaç belirlemek İçin, kuruluşun vizyonunun ölçülebilir hedef ve amaçlara dönüştürülmesi.
- Operasyonel yönetim İçin, motive olan ve katılımcı insanlar kuruluş hedeflerini gerçekleştirebilir.
- İnsan kaynakları yönetimi için, motive olmuş, güçlü, bilgili ve kalıcı iş gücü sağlar.
3. İNSANLARIN KATILIMCILIĞI Bir kuruluşun tüm seviyelerindeki tüm insanlar kuruluşların değeridir ve tam katılımları kuruluşun çıkarları doğrultusunda kabiliyetlerini ortaya çıkarır. Bir kuruluşun her kademesindeki insanlar bu kuruluşu hedeflerini karşılama kabiliyeti konusunda etki ederler. İnsanların katılımını sağlamak, bilgi ve becerilerini kullanmak ile kuruluş insanların çalışkan ve hedeflerin gerçekleştirilmesi için istekli oldukları bir ortam yaratır. Katılımcılık prensibinin uygulanması ile aşağıdakiler oluşur:- Sahiplenme ve problemleri çözme sorumluluğu,
- Gelişme sağlamak için aktif olarak araştırma,
- Kuruluşun hedeflerinin şekillenmesinde yaratıcı ve düşünen,
- İşlerinden tatmin olma, zevk alma ve kuruluşu ile övünme,
Bu prensibin kazanç sağlayan uygulamaları arasında;- Politika ve strateji oluşturmak için, insanlar kuruluşun politika ve stratejilerinin iyileştirilmesinde etkin olarak katılır.
- Hedef ve amaç belirlemek için, insanlar kuruluşun hedeflerini paylaşır.
- Operasyonel yönetim için, insanlar karar ve proses iyileştirmelerine katılır.
- İnsan kaynakları yönetimi İçin, insanlar işlerinden daha çok tatmin olur ve kuruluşun çıkarları doğrultusunda kendi kişisel gelişmeleri için çalışır.
4. PROSES YAKLAŞIMI İlgili kaynak ve aktiviteler bir proses gibi yönetildiği zaman istenilen sonuca daha etkin ulaşılabilir. Girdileri alan ve bunları çıktılara dönüştüren her hangi bir faaliyet proses olarak düşünülür. Kuruluşlar başarılı olmak için tüm prosesleri etkin bir şekilde yönetmelidir. Bir kuruluştaki proseslerin sistematik olarak belirlenmesi ve yönetimi ile bu prosesler arasındaki etkileşimler proses yaklaşımı olarak adlandırılır. Proses yaklaşımı prensibinin uygulanması aşağıdakilere yol açar:- İstenen sonucu almak için prosesin tanımlanması,
- Proses girdi ve çıktılarının belirlenip ölçülmesi,
- Prosesin müşteri, tedarikçi ve diğer iş ortaklarına mümkün risk, etki ve sonuçlarının hesabı,
- Prosesin yönetimi için açık yetki, sorumluluk ve görevlerin belirlenmesi,
Bu prensibin kazançlı uygulamaları arasında:- Politika ve strateji oluşturmak için, kuruluşta tanımlı prosesin uygulanması daha uygun sonuçlar, kaynakların daha verimli kullanımı, daha az maliyet ve zamana yol açar.
- Hedef ve amaç belirlemek için, proses kabiliyetinin anlaşılması daha etkili ve doğru hedef ve amaç belirlemeye yol açar.
- Operasyonel yönetim için, bütün operasyonlarda proses yaklaşımının kullanılması, daha az maliyet, hataların önlenmesi, sapmaların kontrolü, daha kısa süreler ve daha iyi sonuçlara yol açar.
- İnsan kaynakları yönetimi için, insan kaynakları yönetimi için maliyeti az prosesler oluşur. Kiralama, eğitim ve öğretimde bu proseslerin kullanılması daha kabiliyetli iş gücü oluşturur.
5. YÖNETİME SİSTEM YAKLAŞIMI Verilen bir hedefin gerçekleştirilmesi için birbirleri ile bağımlı proseslerden oluşan sistemin belirlenmesi, anlaşılması ve yönetilmesi kuruluşun etkinliğine ve verimliliğine yol açar. Belirlenen bütün prosesler arasındaki ilişkilerin yönetilmesi son hedefe ulaşmayı sağlayacaktır. Bir prosesin çıktısı bazen bir başka prosesin girdisi olabilir. Kuruluş faaliyetlerinin bu bölümü yönetilmelidir. Yönetime Sistem Yaklaşımı prensibinin uygulanması aşağıdakilere yol açar:- Verilen hedefi etkileyen prosesin belirlenmesi veya geliştirilmesi ile sistem tanımı,
- Hedefleri gerçekleştirmek için daha etkin olacak şekilde sistemin bölünmesi,
- Sistem prosesleri arasında bağlantı olmayanların anlaşılması,
- Ölçme ve değerlendirme ile sistemin sürekli iyileştirilmesi,
- Harekete geçmeden önce kaynak sorununun çözülmesi,
Bu prensibin kazanç sağlayan uygulamaları şunlardır:- Politika ve strateji oluşturma için, fonksiyonel ve proses girdilerini bir birine bağlayan kapsamlı planların oluşması.
- Hedef ve amaç belirleme için, tek tek proseslere ait hedef ve amaçlar kuruluşun ana faaliyeti ile uyumlaştırılır.
- Operasyonel yönetim için, proses etkinliğine daha geniş bir yaklaşım ve böylece problemlerin nedenlerinin daha kolay anlaşılması ve iyileştirme faaliyetleri.
- İnsan kaynakları yönetimi için, hedeflerin gerçekleştirilmesi için daha açık ve belirgin görev tanımlarının belirlenmesi ve böylece çakışma engellerinin kaldırılıp takım çalışmasının oluşturulması.
6. SÜREKLİ İYİLEŞME Şirketin tüm performansının sürekli şekilde iyileştirilmesi şirketin kalıcı hedeflerinden olmalıdır. (İyileşme, ürünün karakteristik ve özelliklerini artırmak veya bunu üretmek için kullanılan prosesin etkinlik ve verimliliğini artırmak için yapılan faaliyetlerdir.) Sürekli iyileşme prensibinin uygulanması aşağıdakilere yol açar:- Ürünler, Prosesler ve sistemin sürekli iyileştirilmesi firmada çalışan herkes için bir hedef haline gelir,
- Aşama aşama veya toptan iyileşme konularının uygulanması,
- Geliştirme yapılabilecek alanların belirlenip mükemmellik kriterine yönelik olarak periyodik denetimler,
- Tüm proseslerin verimlilik ve etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi,
- Önleme tabanlı aktivitelerin çoğalması,
- Bütün personele sürekli iyileşme metod ve araçları konusunda uygun eğitimler verilmesi
- Planla-Uygula-Kontrol Et-İyileştir döngüsü
- Problem çözme metodları,
- İyileşmenin izlenmesi için ölçüt ve hedefler konulması,
Bu prensibin kazanç sağlayan uygulamaları şunlardır:- Politika ve strateji oluşturmak için, sürekli iyileştirme ile stratejik İş planlarının entegrasyonu daha rekabetçi iş planlarının ortaya çıkmasını sağlar.
- Hedef ve amaç belirleme için, gerçekçi ve uygun hedefler belirleme ve bunların gerçekleşmesi için kaynak sağlama.
- Operasyonel yönetim için, kuruluştaki insanların sürekli iyileşme prosesi içerisine çekilmesi.
- İnsan kaynakları yönetimi için, kuruluştaki tüm insanlara ürün, proses ve sistemde iyileştirme yapma şansı, kaynağı, eğitimi ve araçları verilmelidir.
7. KARAR VERMEDE GERÇEKÇİ YAKLAŞIM Etkin kararlar veri ve bilgilerin yapılan analizlerine dayanırlar. Şirketin bütün kademelerindeki yöneticiler şirketin hedeflerinin karşılanmasını sağlayacak şekilde şirketin yönüne etki edecek kararlar vermelidirler. Gerçekçi yaklaşım prensibinin uygulanması aşağıdakileri oluşturur:- Hedeflere uygun ölçümler yapılması, bilgi ve verilerin toplanması,
- Bilgi ve verilerin yeteri kadar doğru, güvenilir ve ulaşılabilir olması sağlanmalıdır,
- Geçerli yöntemler kullanarak bilgi ve verinin analizi,
- Uygun istatistik metodlarının değerlerinin anlaşılması,
- Tecrübe ve insiyatif ile dengelenmiş mantıklı analizlerin sonucunda karar verme ve faaliyet yapma,
Bu prensibin fayda sağlayan uygulamaları: · Politika ve strateji oluşturmak için, uygun bilgi ve verilere dayanan stratejiler daha gerçekçi ve başarılabilirdir. · Hedef ve amaç belirlemek için, uygun karşılaştırılabilir bilgi ve veriler kullanılarak daha kapsamlı ve eksiksiz hedefler konulabilir. · Operasyonel yönetim için, bilgi ve veriler iyileşmeyi sağlama ve gelecekteki problemleri önleme konusundaki sistem performansının anlaşılmasının temelini oluşturur. · İnsan kaynakları yönetimi için, İnsan kaynakları politikalarının oluşturulabilmesi için anketler, öneriler veya tartışma gruplarından gelen bilgi ve veriler kullanılabilir. 8. KARŞILIKLI ÇIKARA DAYALI TEDARİKÇİ İLİŞKİLERİ Kuruluşlar ve tedarikçileri birbirlerinden bağımsızdırlar ve karşılıklı çıkarlar her tarafın değer yaratma kabiliyetini artırır. Tedarikçiden gelen malzemeler müşteriye sunulan ürünlerin en önemli parçalarını oluşturur. Kuruluş ile tedarikçisi arasındaki ilişkilerin artırılması ve geliştirilmesi müşterinin kalite, güvenilirlik ve kalıcılık açısından çıkarınadır. Karşılıklı Çıkara Dayalı Tedarikçi İlişkilerinin uygulanması ile aşağıdakiler oluşur:- Ana tedarikçilerin belirlenmesi ve seçilmesi,
- Hem kısa dönem kazançları hem de uzun dönemde çıkarlar ele alınarak tedarikçi ilişkileri oluşturulmalıdır,
- Açık ve anlaşılabilir bir iletişimin oluşturulması,
- Ürün ve proseslerde gelişme ve iyileşmenin birlikte başlatılması,
- Müşteri ihtiyaçlarına birlikte karar verme,
- Bilginin ve gelecek planlarının paylaşılması,
- Tedarikçi gelişme ve başarılarının tanınması,
Bu prensibin kazanç sağlayan uygulamaları şunlardır:- Politika ve strateji oluşturmak için, tedarikçiler ile stratejik ortaklıklar ve ilişkiler kurarak daha rekabetçi avantajlar kazanma.
- Hedef ve amaç belirleme için, tedarikçilerin dahil olması ile daha önceden daha etkin ve kapsamlı hedefler belirleme.
- Operasyonel yönetim için, güvenilir, zamanında ve hatasız sevkiyatlar için tedarikçi ilişkilerinin oluşturulması ve yönetilmesi.
- İnsan kaynakları yönetimi için, tedarikçi eğitimlerini ve kabiliyetlerini de kullanarak iyileştirme yaratmak.
