İş mektuplarını yazmaya başlamadan önce; kime ve niçin yazılacağına bakmalısınız. Bu anahtar soruların cevabı yazacağınız mektubun türünü kolayca belirlemenizi sağlayacaktır.

En çok kullanılan iş mektubu türleri şunlardır:

1.1. Sirküler

Geniş kapsamlı dağıtımlar veya duyurular için basılan bir sayfa veya broşür vasıtasıile yapılan ilanlara sirküler veya genelge denir.

Sirküler ile çok sayıda kişiye aynı anda bir faaliyeti, bir haberi veya bir isteği bir nevi iş mektubu ile duyurmak ve zaman tasarrufu sağlamak mümkündür.

Sirküler daha çok geleceğe dair olay veya uygulamaları içeren iş yazılarıdır.

Sirküler idarecilerin kurum içi toplu bilgilendirme faaliyetlerinde vazgeçilmez yazışma şeklidir. Personelin sirküye koyduğu imza ilanın tebliğ edildiğinin kaydı delili olarak saklanır. Sirküler, hedef alınan çalışan ve yönetici grubunun tamamına aynı anda duyurulmalıdır. Aksi halde farklı uygulamalar ortaya çıkabilir.

Sirküler, genellikle toplu iletişim amacı ile kullanılmakla birlikte; sadece ilgili şahıslara nezaket ve önemseme mesajı olarak da gönderilebilir.

Sirküler; genellikle kurum içi duyurular için kullanılmakla birlikte kurumlar arası iletişim için de kullanılmaktadır.

Açılış sirküsü, imza sürküsü, adres değişikliği sirküsü, iş yeri devri sirküsü gibi çeşitli konularda sirkü yazılabilir.

Kurum içi sirküler gönderme nedenleri:

* Toplantı duyuruları,
* Sağlık ve güvenlik ile ilgili uygulama duyuruları,
* Şirket politikası ile ilgili önemli konu ve yeni düzenleme duyuruları,
* İmza yetkisi verme veya bu yetkiyi kaldırma duyuruları,
* Yetkilinin imzasının değiştirildiği duyuruları,
* Şirket veya kurum isim/unvan değişikliği duyuruları,
* Sermaye artırımı duyuruları,
* Vekaleten görev duyuruları.






1.2. Satış Mektupları

Bir mal veya hizmeti halka tanıtmak, beğendirip satılmasını sağlamak amacıyla yazılan yazılara satış mektubu denir.

Satış mektubunu yazmaya başlamadan önce mektup planlanır. Mektupta alıcı açısından en can alıcı iki soruya mutlaka yanıt verilmelidir.

Böyle bir ürünü niçin satın almalıyım? Niçin bu firmanın ürününü satın almalıyım?

İyi bir satış mektubunda bulunması gereken hususlar

*Satış mektuplarında satılmak istenilen mal veya hizmetin benzerlerinden üstünlükleri veya farklılıkları belirtilmelidir,
*Ürün veya hizmetin cazibeli yönlerini ön plana çıkartılmalıdır,
*Renkli ve kaliteli görüntülerle hedef kitlenin dikkatini çekecek şekilde hazırlanmalıdır,
*Mal veya hizmetin değerinin fiyatına denk veya daha yüksek olduğuna inandırmalıdır,
*Müşterinin hemen sipariş verebilmesi için gerekli katolog, teklif formu, teklif için gerekli bilgiler ve sipariş kolaylıkları satış mektubu ile birlikte sunulmalıdır,
*Potansiyel müşteriyi satılmak istenen mal veya hizmete ihtiyacı olduğuna ve harekete geçmeye ikna etmelidir.





1.3. İstek Mektupları

Satın alma niyetinin; bilgi, yardım, randevu, örnek broşür, indirim veya fiyat listesi gibi parasız sunulan hizmetlerin talebi ile ifade edildiği yazılara istek mektupları denir.

İyi bir istek mektubunda bulunması gereken hususlar

*Satın alma niyetini açıkca belirtmelidir,
*Satın alma kapasitesi ve potansiyeli konularında güven vermelidir,
*İstek konusunun külfeti; satın alınacak ürüne değer nitelikte olmalıdır,
*İstek konusu; satıcının, gelecekteki müşterilerine öngördüğü veya benzeri hizmetler olmalıdır,
*İstek konusun; kolay sunulması için gerekli ortam (açık adres, telefon, e-posta, faks) hazırlanmalıdır.