1.5. Belge veya Mal Gönderildiğini Bildiren Mektuplar

Kurumun mal veya hizmet konusunda yükümlülüğünü yerine getirdiğini (gönderdiğini) gösteren yazılara gönderme yazısı denir.
Gönderilen şey; mal ya da bir hizmete ait döküman (katolok, harita, rapor, fizibilite, kitap, broşür, kıymetli evrak vb. belge olabilir. Gönderme yazısı bahse konu gönderilerden karşı tarafı haberdar etmek için yazılır.

Gönderme yazılarında dikkat edilmesi gereken hususlar

*Gönderme bilgilerinin (hangi ulaşım aracı ile, ne zaman yola çıkarıldığı) açıkca belirtilmesine,
*Gerekiyorsa alındığının bildirilmesi istemine,
*Varsa, ulaşım sigortası veya muhtemel aksaklıklar ile ilgi bilgi verilmesine,
*Muhtemel teslim alma zamanı ve şartlarından bahsedilmesine,
*Gönderme yazılarının Ticaret ve İş Hukuku davalarında kullanılabileceğine dikkat edilmelidir.

1.6. Alındığını Bildirme ve Teşekkür Mektupları

Gönderilen mal veya hizmete ait çek, bono, sözleşme, kontrat, rapor gibi önemli, kıymetli ve yenilenmesi zor belgelerin alındığını bildiren yazılara alındı yazısı veya mektupları denir.
Alındı mektuplarının yazılmasındaki amaç, yüz yüze yapılamayan alış-verişlerin tamama erdirilmesi ve kayıt altına alınmasıdır.

Alındı mektuplarında dikkat edilecek hususlar

*Teslim alınan mal veya hizmet belgelerinin siparişe uygun olup olmadığına,
*Mal veya hizmet belgelerinin eksik, kırık, tahrip görmüş olup olmadığına,
*Gönderilenler; sipariş ve beklentilere uygun ise teslim alındığının ve memnuniyetin nezaketle ifade edilmesine,
*Gönderilenler; siparişe, beklentilere, ön anlaşmalara uygun değil veya eksik ya da zarar görmüşse durumun uygun dille ifade edilmesine ve en makul çözüm önerisi sunulmasına,
*Alındı mektuplarının Ticaret ve İş Hukuku davalarında delil olabileceğine dikkat edilmelidir.