Kriz Yönetimi

Kriz Yönetimi ve Özellikleri

Kriz yönetimi , kuruluşların istenmeyen durumla karşılaşmaları halinde yürürlüğe girmesi beklenen uygulama olarak görülmekte, diğer bir boyut, kriz zamanı da katılarak Kriz yönetimi;
(a) olası bir krizin engellenmesi için uyarı sinyallerinin belirlenerek, koruma ve önleme mekanizmalarının kurulması,
(b) mevcut bir krizin ortadan kaldırılması veya etkilerinin en aza indirgenmesi için gerekli önlemlerin belirlenmesi ve uygulanması faaliyetlerini içeren bir süreç olarak tanımlanmaktadır.
Kriz yönetimi ile ilgili tanımlardan çıkarılabilecek özellikler:

a) Kriz yönetimi, birden çok safhadan oluşan karmaşık bir süreçtir.
b) Kriz yönetimi, örgütün krize karşı hazırlıklı olmasını sağlar.
c) Kriz yönetiminin ilkeleri, stratejik yönetimin ilkeleriyle benzerdir.
d) Kriz yönetimi, yönetimin özel bir türüdür.
e) Kriz yönetimi, örgütün varlığını sürdürmesini tehlikeye sokabilecek veya olanaksız hale getirecek nitelikteki olaylarla ilgilidir.
f ) Kriz yönetimi, krizin en az kayıp ve zararla atlatılmasını sağlar.
g) Kriz yönetimi, örgüte bir takım ek maliyetler getirir.

Kriz kaynağının belirsizliği, kısıtlı karar süresi ve örgüt üyelerinin gerilim içinde bulunması krizin özellikleri arasında sayılabilir. Ancak, krizler ani olarak ortaya çıksalar da , çoğu durumda önceden krize dair bir takım belirtiler vardır.
İşletmenin büyüklüğü, içinde bulunduğu hayat safhası, faaliyet gösterdiği sektörün özellikleri, yapısının esnekliği, merkezileşme derecesi ve yönetim kadrosunun başarı derecesi krizin ortaya çıkmasında son derece etkilidir. Kriz yönetimi, planlanan daha önceden saptanan amaçların, hedeflerin, başarılı olması için yürütülen aktivitelerdir. Kriz yönetiminin anahtarı, bilgi ve iletişimin kontrol altında tutulması ve eldeki mevcut değerlerin analizinin çok iyi yapılmış olmasıdır.
Kaynağı ne olursa olsun, her yönetim bunalımında bir insan etkeni vardır. Acil sorun çözümlemek, yönetim fonksiyonunun bir bölümünü oluşturur. Yönetici krizi çözümlemeli, ilgili kişilerde meydana gelen manevi zararları onarmalı ve mümkün olduğu ölçüde aynı durumların tekrarlanmaması için önlem almaya çalışılmalıdır.

Kriz Yönetimi İlkeleri
Bir yönetici, bir kriz patlak verdiğinde bir çok yöneticinin düşebileceği hataya düşmekte, “sorumlu kim” sorusuna cevap almaya çalışmaktadır. Böyle anlarda suçlu aranması yalnızca zaman kaybına yol açmakla kalmaz. Bunalımın kökeni ne olursa olsun bu tip soruşturmalar, sorun çözümlendikten sonra bile kalıcı kişisel huzursuzlukları yaratmaya yatkındır. Krizi kötü yönlendirecek dört sebep vardır:

Yeterince açık ve dürüst olmamak
En kötü durumu düşünememek, göz önüne alamamak
İletişimde dürüst olmamak, insani duygularda dürüst olmamak ve iletişim sırasında kurumu yeterince ele almamak
Kısa vadeli hedefleri, ihtiyaçları ele almadan önce firmanın uzun vadede gerçekleştirecek hedeflerini ortaya koyamamak, belirleyememek olarak ortaya konmaktadır

Kriz yönetimi, örgütün kriz durumuyla ilgili belirlenmiş politikaları doğrultusunda şekillenir. Kriz yönetiminin çabaları ise, erken uyarı sisteminin kurularak, kriz sinyallerinin yakalanması, önleme ve koruma mekanizmalarının oluşturularak önlemlerin planlanması, uygulama ve değerlendirilmesi şeklinde özetlenebilir.
Bir örgütte çalışanların ellerinden gelenin yapılması şarttır. Ama ne yazık ki ilkelerin yönlendirmesi olmaksızın bir oraya bir buraya saldıran insanlar büyük zararlara yol açabilir.
Herkesin elinden geleni yapması yetmez. Çabaların uyumlu olması gerekir. Bilgiyle çabanın tutarlı, uyumlu olmasının sağlanmasında ekip çalışmasının ve iyi ekip liderinin yerini hiçbir şey tutmaz.
Bu doğrultuda kriz yönetiminin planlanması ve nitelikli elemanlara ihtiyaç duyulmaktadır. Örgütün krize bakış açısını belirleyen politikası ve planlama, çalışanların ortak hedefler doğrultusunda hareketleri için bir çerçeve çizebilmektedir. Etkili lider tarafından yönlendirilen etkinlikler sonucunda başarı olasılığı yükselir. Kriz aşamalarında yapılması gerekli etkinliklerin yeri yerine getirilmesi sonucunda, kriz yönetimi gerçekleştirilmiş olmaktadır.
Bu süreç, stratejik yönetim ilkeleri ile benzerlik göstermektedir.

Kriz Yönetimi Süreci ve Safhaları
Kriz yönetimi, uyarı sinyallerinin belirlenmesi, koruma ve önleme mekanizmalarının kurulması gibi krizin ortaya çıkmasına kadar gerçekleştirilmesi gereken faaliyetleri içerir. Genel anlamda kriz yönetim sürecini beş safhaya ayırarak incelenmiştir; uyarı sinyallerinin belirlenmesi, hazırlık ve koruma, krizin kontrol altına alınarak kayıp ve zararın sınırlandırılması, denge durumuna dönüş, öğrenme ve değerlendirme.

Kriz Öncesi Hazırlık ve Korunma

Erken Uyarı Sinyallerinin Belirlenmesi
Dış çevrede meydana gelen değişimlerin zamanında fark edilerek, etkin stratejilerin belirlenmesi; planlamanın yanı sıra, bir erken uyarı sisteminin kurulmasını zorunlu kılmaktadır. Erken uyarı sistemi, plan süresince, planın etkinlikle uygulanmasını engelleyecek faktörlerin; burada dış çevre değişimleri, zamanında farkına varılmasına olanak tanır. Bilgi sisteminin özel bir sistemi olan bu sistem, sadece tehlikeleri değil aynı zamanda fırsatları da ortaya koymaya yönelik olup stratejik radar olarak da adlandırılmaktadır.
Erken uyarı sistemi kriz öncesi hazırlığı sağladığı gibi krizinde oluşmasını engelleyici özellik taşımaktadır. Bu doğrultuda okullarımızda erken uyarı sinyallerinin belirlenmesinde krize yol açabilecek unsurların davranışlarının izlenmesini gerekli kılmaktadır. Bu doğrultuda okulla ilişkili olacak öğelerin neler olduğunun analiz edilmesi ve olası krize yol açabilecek davranışların tahlil edilmesine ihtiyaç bulunmaktadır.
Örgütün boyutlarını Bursalıoğlu dört ana başlık altında toplayarak, amaç, yapı, süreç ve hava şeklinde kavramlaştırmıştır. Birbirine geçmiş ve ilişkili olan bu özellikler yönüyle ayrımlaştırmak okulda kurulması gereken erken uyarı sisteminin yapısını kolaylaştıracaktır. Bu doğrultuda olası uyarı sinyallerinin içeriğini bu boyutlar çerçevesinde ele almak planlamada ve uygulamada yarar sağlayacaktır.

Erken Uyarı Sinyalleri
Bir örgütün amaçları, örgüt içinde ve dışındaki değerler üzerine kurulur. Örgütün amaçları formal ve geneldir, kapalı amaçlar ise informal ve bireyseldir. Tabi ki bu durum amaçların çok genel ve soyut olmasının yanında değerlendirenin özelliklerine uygun biçim almasıyla da değişik şekilde yorumlanabilir. Burada asıl konu bu genel amaca ulaşılmasında özel amaçların ne derece katkıda bulunduğunun belirlenmesi sorunudur. Diğer bir boyut ise açık olmayan, informal boyut içeren amaçların gündeme gelmesidir. Eğitimin değerlendirilmesinin de oldukça zor bir işlem olması ayrıca amaçlara ulaşma konusunda bir yargıya varılmasını da etkilemektedir.
Belirlenmiş formal amaçların gerçekleştirilmesi sırasında yöneticinin , bu amaçları yorumlamasının gerekliliği ön plana çıkmaktadır. Ne derece gerçeğe uygun yorumlanırsa, ulaşılabilecek hedefler ön plana çıkarılırsa o derece başarı ya da başarısızlık netleşir. İnformal olan amaçların belirlenmesinde yöneticinin özelliklerinin yanında iç ve dış öğelerin yapısı ve gizli amaçlar da belirleyici rol oynamaktadır. İnformal amaçlar, formal amaçlara yaklaştığı, mesleki ahlaki kuralları zedelemediği ve bu amaçların gerçekleştirilmesine hizmet ettiği oranda kriz habercisi olarak algılanmaktan çıkabilir. Amaçlarla çelişkili nitelik sergileyebilecek sayısız örnek erken uyarı sinyalleri olarak sistemin geneli için algılanabilecek özellik taşımakta olmasına rağmen bu doğrultuda amaçlara ne derece ulaşıldığını ortaya koyabilmesi açısından ciddi araştırmalara da gerek duyulmaktadır.

Örgütleme ve koordinasyon süreçleri; çağdaş örgütlerde takım çalışmasının öneminin ortaya çıkması
Kurumun işleyişinde grup çalışmasının önemine de dikkat çekmektedir. çalışacakları işler az gibi görünse de aslında mesleki bilgi paylaşımı ve işleyişte ortaya çıkan problemlerin çözümü için bu tür grupların olumlu etkilerinden yararlanabilmek kurum için önem taşımaktadır. Ancak yapılan toplantılarda, teftiş sonu değerlendirme toplantılarda, alınan ip uçları işleyişle ilgili uyarı sinyalleri olarak değerlendirilebilecek özellikler taşısalar da formal işleyişin gereği gibi görünmekten fazlaca ileri gitmezler; bir tek konuşmacının saatlerce konuştuğu, hiçbir katılımın yaşanmadığı ya da işleyişle ilgili sürekli muhalefetin yaşandığı tutum ve davranışlar erken uyarı sinyalleri olarak algılanabileceği gibi ,nedenler analiz edilerek sorunlar ciddileşmeden ortaya konabilecek böylece gereksiz çatışmaların ve krize yol açabilecek unsurların önüne de geçilebilecek bilgilerin alındığı ortamlar halinde değerlendirilebilecektir.

Dinamik Planlama
Kriz hazırlığı, bir kriz planının yaratılmasını ve bir kriz yönetim ekibinin oluşturulmasını kapsamaktadır. Krizden önce eğer hazırlanmış bir kriz planı yoksa bu içinde bulunulan durum iki kat zorlaşacaktır. Güçlük + Aciliyet = Çok sayıda Hata ‘ ya yol açacaktır.
Etkili kriz yönetimi için üç temel elemana gereksinim vardır:

1. Üzerinde görüş birliğine varılan acil durumlarda kullanılacak kuruluş politikas
2. Denenmiş iletişim yöntem ve imkanları
3. Beklenmeyen durumlarla karşılaşıldığında derhal faaliyet gösterebilecek personel kadrosu

Bu doğrultuda etkili kriz yönetimi için temel elemanların tespit edilmesi, bir kurulun oluşturulması ve faaliyet planının kuruluş politikası doğrultusunda hazırlanması, zaman zaman tatbikatlar yapılarak planın uygulanabilirliğinin denenmesi ve geliştirilmesi, planlamada etkililiğe yol açacaktır.
Planlamanın yapılabilmesi için her şeyde önce erken uyarıların tespitine ihtiyaç duyulduğunu ortaya koymaktadır. Bu da ancak yöneticilerin iyi gözlemci olabilmesi gibi bir çok niteliğe sahip olmasını gerekli kılmaktadır. Bu doğrultuda durumun tespiti için tüm boyutları ile iyi tanınması gereklidir. Yöneticinin araştırmacı niteliğini ön plana çıkaran bu durum; etkili enformasyon edinme kanallarının kurulmasını ve bu doğrultuda doğru bilgilerden yola çıkarak planlama yapılmasına gerekli kılmaktadır. Kriz öncesi hazırlık ve koruma tedbirleri içinde yer alan planlama diğer unsurların analizleri sonucunda; planlama ilkeleri doğrultusunda oluşturulması gerekliliği ortaya çıkmaktadır. Planlamanın krizin önlenmesi ve krizin en az zararla atlatılması için gerekli ilkelerin ortaya konması, belirtilen boyutlarla yapılacak etkinliklerin çerçevesinin çizilmesi önem taşımaktadır.

Örgüt Geliştirme
Planlı-plansız, kestirilen- kestirilemeyen, sistem içinden kaynaklanan- sistem dışından kaynaklanan gibi değişik biçimlerde sınıflandırılabilecek örgütsel değişmenin, geliştirmeyi hedefleyen çağdaş eğitim yönetimi ve denetimi söz konusu olduğunda planlı ve kasıtlı olması gerekir. Önemi toplumun tüm kesimlerince kabul edilen okul alt sisteminde yapılması düşünülen ve gerekli olan değişmeler, sorunların çözümü doğrultusunda planlı ve kasıtlı olarak gerçekleştirilmek zorunluluğundadır. Ortaya çıkması olası sorunlardan kaçınmak ve var olan sorunları çözmek örgütsel değişmeyi gerektirir.
Her örgüt planlı ve amaçlara yönelik olarak değişmek zorundadır. Bu bağlamda planlı değişmenin amacı ekonomik ve örgütsel ihtiyaçları karşılamak olmalıdır. Bir örgütte yapı, görev, teknoloji ve insanların değiştirilmesi birlikte ele alınmalıdır.
Genel işleyişin büyük bölümünü oluşturan kriz uyarılarına bakıldığında genelde insan ve madde kaynaklarının yetersizliğinden kaynaklandığı görülmektedir. Bu doğrultuda ele alındığında planlamanın doğrudan örgüt geliştirmeye yönelik olarak ele alınması gerekli görülmektedir.
Değişme veya değiştirme eyleminin dinamik öğeleri kültür, toplum, psikoloji ve ekonomidir. Bunların her birinin, değişikliği geliştirici olduğu gibi önleyici özellikleri de vardır.
Bu doğrultuda gelişmenin niteliği boyutuyla uzlaşmanın gerçekleşmesine ihtiyaç bulunmaktadır. Bu ilkelerin tespiti ve dönüşümü sağlayacak nitelikli yöneticilerin görev başında olmasına bağlıdır. Uygulamayı yürüten en alt birimler kendine yetebilecek şekilde yetki ve yeterliliklerle donatılması, sürekli gelişme sağlanabilmesi için gereklidir. Üst birimlerin bürokratik yapı içinde ilkeleri ve politikaları oluşturma görevi yürüterek otonomi ve uzmanlığın ön plana çıktığı sistemi oluşturmaları gerekli görülmektedir. Değişmenin sürekliliğini sağlayacak yapının kurulması, var olan krizlerin önlenmesinde gerekli ancak yeterli de değildir. Bu doğrultuda kendine yetebilecek öğeleri bünyesinde toplamış yeniden yapılanma dönüşümü gerekli kılmaktadır.
Dönüşümün reçetesi yoktur. Dönüşüm projesi her örgütün kendi projesi olacaktır. Bunun için gerekli olanlar; insan, bilgi, yer ve zamandır. Bu doğrultuda değişme ihtiyacın hissedilmesi ile ortaya çıkacaktır. Erken uyarı sinyalleri olarak vurgulanan problemler gelişme ve dönüşümün gerekliliğine dikkat çekmektedir.

Kaynak: genbilim.com

MsXLabs Üye Girişi