Nazik konuşma ilkeleri
Mutfak arasında çay almaya giderken küçük dedikodular yapmaktan zevk alabilirsiniz. Ya da “ben dobra bir insanım,düşündüğümü pat diye söylerim” diye düşünebilirsiniz. Özel yaşamınızda da bunların hiçbir sakıncası olmayabilir. Fakat sekreterler için nazik olmak bir ilke haline gelmek zorundadır.

“Sekreterler konuşmalarında nazik olmayı bir ilke haline getirmelidirler. “
SİZ VE SEN :
Konuşurken sürekli “siz” diye hitap etmeli, gerekmedikçe “sen” dememelisiniz. Örneğin, “Bunun bir fotokopisini alır mısınız?” şeklinde hitap etmek daha doğru olacaktır.
RİCA ETMENİN NEZAKETİ :
Ricada bulunurken, sesiniz asla emreder ya da azarlar gibi olmamalıdır. Konuşurken sesinizin sert, alaycı, kırıcı olmamasına; yüz ifadelerinizde kızgınlık ya da alaycılık olmamasına dikkat etmelisiniz.
NAPOLYONUN GAFI
Konuşurken gaf yapmaktan kaçının. Hele orada bulunan, gözünüze ilişen kişiler hakkında ileri geri şeyler söylemeniz gaf yapmanın en kestirme yoludur. Bir keresinde Napolyon bir toplantıda uzaktaki bir hanımı işaret ederek yanındaki adama: "Şuna bakın ne çirkin kadın değil mi?" demiş. Adam "karımdır ekselans" diye yarşılık vermiş. Napolyon yaptığı gafı onarmak için "o değil yanındaki" demiş. Adam da "kızımdır ekselans" demiş.
Gaf yapmaktan kaçınmak için ; Her düşündüğünüzü söylemeyin, uluorta konuşmayın.
ALAY VE KİNAYE :
Görgülü bir sekreter alay, kinaye, dedikodu, iğneleme vb. içeren türde konuşmalar yapmaz. Örneğin, büroya birisi girip çıktığında, odadan ayrılır ayrılmaz arkasından “Aman, bu da kaç yıldır bu işi yapıyor. Hala öğrenemedi, hep açıklama bekliyor” türü konuşmalar yapmanız doğru olmaz. Onlarla ilgili eleştirileriniz varsa ya yüzlerine söylersiniz (tabii ki başkalarının yanında değil) ya da arkalarından konuşmazsınız. İnsanların yüzüne gülüp, arkasından çekiştirmek ya da söylenenlere cevap verirken imalı konuşmak, karşınızdakileri küçük düşürecek bir şey söylemek doğru değildir.
HERKES DEDİKODUYU SEVER AMA...
Sırf insanları kırmamak, konuşmayı nasıl sona erdireceğini bilmemek ya da grup içinde kalmak gibi nedenlerle de olsa dedikoducuları dinlemeyin. Dedikodu yapmak kadar dinlemek de size zarar verir.
FARKLI DÜŞÜNSENİZDE...
Herhangi birisi bir düşüncesini açtığında hemen karşıt fikir üretmeyin. Sonuna kadar dinlemeyi bilin. Hiçbir zaman kendi düşüncelerinizi kesin doğrularmış gibi ifadeler kullanmayın. “Böyle şey olmaz”, “bu çok saçma” gibi cümleler yerine “deneyimlerime göre…”, “bana göre…” gibi cümlelerle düşüncelerinizi ortaya koyabilirsiniz.

Kaynak: Sekreterlik Bilgisi, AÖF İş İdaresi
Konuşmalarda Nezaket Kuralları (2)
'Sekreterler konuşmalarında nazik olmayı bir ilke haline getirmelidirler'
'DOZU' KAÇIRMAYIN!
ELEŞTİRİNİN DOZU:
Bir arkadaşınızı eleştirirken yaklaşımınızda dikkatli olmalı, aklınızdan geçtiği gibi eleştiri yapmamalı ve yıkıcı değil, yapıcı cümleler kullanmalısınız. Bir değişiklik, bir çözüm yolu önerirken, diğerlerini kırmamalı mümkün olduğunca nazik olmalısınız.
SORULARIN DOZU :
Konuştuğunuz konuların yer ve zamana uygun olmasına özen göstermelisiniz. Örneğin, koridorda karşılaştığınız birine özel yaşamı ile ilgili sorular sormaktan kaçınmalısınız. Ayrıca sorduğunuz sorular kilo, yaş, maaş gibi karşınızdakini rahatsız edecek türden olmamalıdır.
ŞAKANIN DOZU:
Hiçbir zaman diğerlerinin kusurlarına dayalı şakalar yapmamalı, karşınızdakini kırmamalısınız.

ARAYA GİRMEYİN !
İki kişi konuşurken aralarına girip –sorulmadığı halde- görüş bildirmek yanlış bir davranıştır. İkide bir soru sorarak konuşmacının sözünü kesmemeli ya da kendinizi ön plana çıkarmak için, diğerlerinin konuşmalarını sık sık kesip "ne demek istediğini biliyorum, bir kere benim başıma da gelmişti… " gibi cümlelerle konuşmaya girmeyiniz.
SIRLARI KENDİNİZE SAKLAYIN!
Sır saklamayı bilmeli, konuşmalarınızla, mektuplardan, toplantılardan veya bürodaki konuşmalardan dolayı öğrendiğiniz sırları hiçbir zaman açığa çıkarmamalısınız.
ÖZÜR DİLEMEKTEN KAÇINMAYIN!
Dürüst bir sekreter yaptığı yanlışları kabul eder. Konuşmalarında bu yüzden başkalarını suçlamaz. Bu nedenle yaptığınız yanlışlığı açıkca belirterek "özür dilemeyi" bilmelisiniz.
ALÇAKGÖNÜLLÜ OLUN!
Konuşmalarınız alçak gönüllü olmalıdır. Yaptığınız ve başardığınız çalışmalarla sürekli övünmeniz yerine başkalarının övgülerini kibarca "teşekkür ederim" diye yanıtlamanız daha akıllıcı bir yoldur.
ZERAFETİNİZİ GÖLGELEYENLER…. :
Konuşurken "evet" yerine "hı", "efendim" yerine "ha" gibi ünlemler kullanmak, ikide bir "efendime söyleyim", "ondan sonracıma", "anladım mı", "tamam mı" gibi sözleri kullanmak zerafetinizi gölgeleyeceği gibi konuşmanızın etkisini azaltacaktır.
'HAYIR' DERKEN….:
Bir iş arkadaşınıza "hayır" demek zorunda kaldığınızda, bunu karşınızdakini kırmadan yapmalısınız.
Son bir hatırlatma!
Yöneticisinize ve çalışma arkadaşlarınıza sabahları gösterdiğiniz içten karşılamayı, çalışma bitiminde de göstermeli, "iyi akşamlar" dilemeyi unutmamalısınız.
Kaynak: Sekreterlik Bilgisi, AÖF İş İdaresi

Protokol Kuralları

Ziyaretçiler, konuklar, kokteyller, toplantılar... Nasıl ki evimize gelen misafirleri ağırlamak, onlara mümkün olduğunca en iyi şekilde hizmet etmek kültürümüzün bir parçasıysa iş hayatının bir parçası da protokol kurallarıdır. Ve yöneticilerin sağ kolu olarak sekreterler, protokolleri en iyi bilmesi ve uygulaması gereken kişilerdir.

Yönetim bilimlerine göre protokol, bir anlamda resmi görgü kuralları demektir. İş hayatında özellikle üst düzey yöneticilerin iş yaşamları daha çok protokol kuralları içinde geçer. Resmi toplantılar, seminerler ve konferanslar, kokteyller, ziyafetler ikramların yapıldığı ve protokol kurallarının uygulandığı yerlerdir.

Televizyonda sıkça devlet adamlarının bir konuğu ağırladıklarında, resmi karşılamalarda aslında attıkları hemen hemen her adımda bazı kurallara uyduklarını izliyoruz. Devlet adamlarının uyması gereken bu kurallar kuşkusuz profesyonel kişilerin kontrolü altındadır.
İşletmelerde ise yöneticinin alternatifi olması gereken sekreterin -belki diğer çalışanlardan daha fazla- protokol kurallarını bilmesi ve uyması gerekmektedir.

Ancak, evimizde misafir ağırlarken nasıl ki bir takım görgü kurallarını ailemizden öğreniyorsak, işletmelerde de belirli protokol kuralları mevcuttur ve bu kurallar öğrenilir. Bu nedenle istenen standardı yakalayabilmek için :

1. önce ana altyapı ve görgü kuralları bilinmelidir
2. Şirketlerin de aileler gibi kendi kuralları vardır . Bu nedenle şirket kurallarının bilinmesi şarttır.
3. Belli protokol kurallarının uygulanması zorunludur.

Bu bölümde sekreterin; yöneticisi, misafirleri, çalışma arkadaşları, müşterileri ve diğer yöneticileri 'bir evsahibi' anlayışı ile ağırlaması için gerekli tüm bilgiler ve aynı zamanda toplum içinde saygın bir yer edinebilmek için gerekli tüm kuralları bulacaksınız.

Başarının tamamlayıcı anahtarırotokol kuralları.

21.yüzyıla girdiğimizde artık şirketlerin hangi mevkide olursa olsun çalışanların da aradığı takım içerisinde uyumlu çalışabilmeleridir. Artık istediği kadar yetenekli ve zeki olsun bu özelliğe taşımayan kişilerin istedikleri noktalara gelmeleri oldukça güçtür. Başarı için takım oyununu, bunun içinse yazılı olmayan bazı protokol kurallarını bilmek gerekir.

Bir futbol takımı düşünün; futbolcu istediği kadar iyi savunma yapsın, belirlenen oyun düzeninde hareket etmeyen ekip arkadaşlarının görevlerini tam yapmamaları sonucu maç kaybedilir.

İş hayatında hiçkimse tek başına bir güç değildir. Başarıya götüren ise birlikte çalışabilme gücüdür. İş hayatında hiçkimse tek başına bir güç değildir. Başarıya götüren ise birlikte çalışabilme gücüdür. İşte bu birlikte çalışabilmeyi sağlayan, sonuç olanak ta da kişinin gelişmesi ve yükselmesi iş yaşamındaki görgü kurallarına uyabilmesine bağlıdır. Is yaşamının yazılı olmayan kuralları, basarının tamamlayıcı anahtarıdır.

Bu kuralları bir anlamda iş yaşamının görgü kuralları olarak adlandırabiliriz. Ancak bir ortamda kabul edilebilir olan davranışın, başka bir ortamda oldukça hatalı sayılabileceğini akıldan çıkarmamalıdır. Örneğin bir odaya girenken eğer iceri davet edilmişseniz artık oturmak için yeniden İzin almanıza gerek yoktur. Oysa yöneticinizin odasına girdiğinizde, içeri davet edilmiş bile olsanız oturmadan önce izin istemek ona karşı olan nezaketinizin bir göstergesi olacaktır.
Protokol kurallarını bilmemek ya da uygulamamak sizi başarısız yapacak demek değildir. Ancak, başka kriterlerde eşit olan insanlar içinde bu kurallara uygun davranan bireyin üstün geleceği kaçınılmazdır.
Bu yasaları nasıl öğrenebilirsiniz ?
İlk şart, buna gerçekten hevesli olmanız ve bu kuralları öğrenmenizin başarınıza katkıda bulunacağına inanmanızdır. Hareketlerimizi, davranışlarımızı tanımak, daha etkili kılmak için neler yapmamız gerektiğini bilmek ve protokole ilişkin kuralları iyi bir şekilde öğrenmememiz kısacası bu konuya biraz zaman ayırmamız yeterli olacaktır. Tıpkı ilk yaptığımız pilav gibi. İlk başlarda asla tutmaz. Ama üzerinde çalışıla-çalışıla, yaptığımız hayatı fark eder ve gerekirse deneme-yanılma metoduyla en uygun pişirme şeklini bulur, sonra bir bakarsınız misafir bile ağırlamaya başlamışız.
Başlarken altın kurallar;
1. Dengeli olun.
2. Dürüst olun.
3. Gerçekçi yaklaşın.
4. Görgülü olun. Toplumda gerçerli kurallara göre hareket edin.
6. Kendinizi ifade edebilin. Değer yargılarınızı, duygu ve düşüncelerinizi ifade edin.
7. Kendinizi her zaman en iyi göründüğünüz biçimde gösterin. Bu, her şeyden önce kendinize saygınızın bir göstergesidir.
8. Kendinize, başkasının bakış açısıyla bakın ve değerlendirin. Kendinizi umursayın.
9. Konuşmadan önce düşünün.
"Merhaba" demenin incelikleri
Gün içerisinde birkaç kez karşılaştığınız iş arkadaşlarınıza her defasında selam vermelimisiniz? Tanımadığınız birisi size selam verirse na yapmalısınız ? Bir çok durumda selam verip vermeme konusunda kararsızlık yaşarız. Nezaketin ilk basamağı olan selamlama kişilerin birbirlerine karşı duydukları sevgi ve saygının da bir göstergesidir. Ve bu önemli göstergeyi iş yaşamında iyi kullanmamız gerekir.
GÜNE BAŞLARKEN
Sabahları işlerlerimize gittiğimizde herkesi selamlamalıyız. Aynı şekilde ayrılıyorken de ortamda bulunan herkese selam verilmelidir.
PLANLAMA YAPIN
Belirli bir dosyalama planı geliştirin. Örneğin, dosyalama işi için her iki haftada bir yarım gün veya her ay bir tam gün ayırabilirsiniz. Böyle günlerde sadece bu işe yoğunlaşarak daha etkili çalışırsınız. Dahası, dosyaların içine fazladan konmuş nüshaları ayıklayıp atabilirsiniz.
Yürüyen kişi duranı, hızlı yürüyerek bir tanıdığını geçen kişi arkada kalanı, arabadakiler yaya olanları selamlamalıdır.
ÖNCE BAYANLAR
Bir gruptakileri selamlamak gerekirse önce bayanları, sonra çiftleri, en son da yalnız erkekleri selamlamak gerekir. (Belki günümüzde bu kadar ince düşünmeye vakit yok ama vakit yokluğu da "selam millet!" demenin bir özrü olamaz. En azından içten bir "herkese merhaba!" denebilir.
TANIMADIĞINIZ BİRİ SİZE SELAM VERİRSE...
Verilen bütün selamlar alınmalıdır. Hiç tanımadığınız birinden bile gelse bu selamlama, kesinlikle karşılıksız bırakılmamalıdır.
Başkalarının da bulunduğu bir ortama girildiğinde "merhaba Defne" diyerek orada bulunanlardan yalnız birine selam vermeyin. Bu, diğerlerini hiçe saymak demektir. Sadece "merhaba" diyip girmek daha doğru olacaktır.
GÜLÜMSEMEK DE SELAMLAMAKTIR
Yaşınız, sosyal konumunuz ne olursa olsun bir odaya, kalabalık bir salona vb girdiğinizde selam vermek size düşer. Bunun için başınızı eğip gülümsemek yeterli olacaktır. En çok da bu ihmal edilir.
SIK KARŞILAŞTIKLARINIZ...
İşyerinizde iki kişi aynı gün pek çok kez karşılaşabilir. Bir kere semlamladığınız birisini, aynı gün her görüşünüzde selamlamanız gerekmez.
SELAM VEREYİM DERKEN GÖZ ÇIKARMAK
Bir arkadaşanızla koridorda ya da herhangi bir yerde konuşurken, bir yandan da yanınızdan gelip geçenlere selam verip laf yetiştirmeyin. Bu davranış saygısızlıktır ve her şeyden önemlisi karşınızdaki insanı dikkatli dinlemediğinizin bir göstergesidir.

Kaynak: The Professionel Secretary's Guidebook'tan alınmıştır

İş yaşamının töreleri
Yöneticinize şirketin sahibi ya da başka bir yönetici ile ilgili ilgili sorduğunuz bir sorunun o şirkette yükselmenizi önhleyecebileceğini düşündünüz mü hiç ? Kariyerinizdeki yükselişiniz kuşkusuz yeteneğiniz ile doğrudan alakalı. Ama yöneticiniz sizin pasamakları tırmanmanızı sağalayan anahtarlardan birini elinde tutan kişi. Yöneticiniz ve iş arkadaşlarınızla olan ilişkilerde de iş yaşamının bazı "törelerine"uymak kaçınılmaz.
Yöneticimiz ile çalışırken görgü kuralları
GEREKSİZ SORULARDAN KAÇININ
İlişkilerinizi ne kadar samimi olursa olsun, patronunuzun firma hiyerarşisi içinde uyması gereken sorumlulukları bulunduğunu asla unutmamalısınız. Onu sıkıntılı durumlara veya açmazlara düşürmekten kaçınmalısınız.

(Örneğin; ona astlarının ya da üstlerinini kişilikleri üzerine sorular sormamalısınız); büyük itirizlarınız olsa dahi, onun kararlarını desteklemelisiniz.

Hiçkimse, kendi potansiyelini patronunun tam olarak kavradığını garanti edemez. Yapabileceğiniz ve yapmanız gereken şey, işyerindeki davranışlarınızın, iş arkadaşlarınıza karşı da, iş nedeniyle görüştüğünüz firmalarınızın dışından kişilere karşı olduğu gibi ince düşünceli ve ilgili olmasını sağlamaktır.
SADIK OLUN
Ona ve iş arkadaşlarınıza sadık olun. Onları çekiştirir duruma düşmekten, şirket dedikodularından kaçının. Böyle ortamlara düştüyseniz, gerektiğinde, patronunuzu eleştirilere karşı savunun. Aynı şekilde, astlarınıza da hata payı bırakın ve onların hatalarının sorumluluğunu şahsen üstlenmeye de hazır olun.
İMA ETMEYİN. SÖYLEYİN
Patronunuzu ilgilendiren şikayetleriniz varsa, bunları ona uygun bir zamanda ve biçimde, yalnızken iletin. Derdinizi başkalarının yanında şifreli mesajlarla anlatmaya kalkışmayın.

TAKIMINIZA UYUM GÖSTERİN
Birlikte çalıştığınız ekibe, onlarla en iyi uyumu sağlayacağınız güvenini verecek bir kişisel davranış üslübu benimsemelisiniz. Bu asla, kimliksiz biri haline gelmeniz demek değildir; yalnızca, üstünüze, yetenekleriniz ve çabalarınızın ekip arkadaşlarınızınkinden bambaşka olduğunu düşündürecek kadar farklı bir üsluptan kaçınmalısınız (örneğin; giyiminiz, işe geliş-gidiş saatiniz, kullandığınız sözcükler ya da iş arkadaşlarınızla sosyal ilişikilerinizde).
HİYERARŞİYİ ATLAMAYIN
Üstünüzün bir konuyla ilgileniş biçiminden rahatsızsanız, bu konuyu yalnızca, onun bilgisi dahilinde ve tutumunu gözden geçirmesine yetecek kadar bir süre bırakarak, mutlaka ondan daha yüksek makamdaki birine açmalısınız. Bir karar çıkarmak veya bir konuda rapor vermek için asla bu zinciri kırıp, üstünüzü atlamamalısınız.

Kaynak: David Robinson "İş Töresi"