Performans Değerlendirme

Performans Değerlendirme

9. Performans Değerlendirme Görüşmesinden Önce Planlama
Değerlendirme görüşmesi, hazırlık aşamasında nelerin yapılacağı, değerlendirme görüşmesinin ne kadar zamanda bir yapıldığına ve çalışanlara hangi bilgilerin verileceğine bağlıdır. İlk adım, çalışanların iş tanımlarını gözden geçirmektir. Bu faktörleri çalışanların mevcut performanslarıyla karşılaştırmak her iki taraf için de önemli ve değerli bilgiler sağlar. Bir elemanın performansı daha önce de değerlendirilmişse, yönetici o elemanın mevcut performansı hakkındaki bilgileri geçen görüşmeden itibaren tuttuğu notlarla zenginleştirebilir. Yöneticinin görüşmeden önce bazı notlar alması çok yararlı olur. Görüşmelerin çalışanlar açısından daha yararlı olması için, yöneticinin ele aldığı her konuyu örneklerle tartışabilmesi gerekir. Görüşmelerde organizasyonun çalışanların gelişimlerini sağlamak için yapmayı planladığı şeyler de söz konusu edilmelidir. Performans değerlendirme görüşmesinin planlanmasından sonraki adım, görüşme için uygun bir ortamın oluşturulmasıdır. Görüşülecek eleman için de uygun olan bir zamanın seçilmesi, yöneticinin o elemana saygısını gösterir ve iyi bir hava yaratır. Görüşme sırasında görüşülen elemana, sorulara cevap verebilmesi ve gerekli gördüğü açıklamaları yapabilmesi için yeterli zaman bırakılmalıdır. Yönetici çalışanlara, görüşmenin yerini ve zamanını oldukça önceden bildirmelidir. Değerlendirme görüşmesini planlarken yöneticinin şu konularda açıklık sağlaması ve tartışmaya hazırlaması gerekir:

Elemanın performansının olumlu yönleri
Elemanın performansının aksayan yönleri
Geçen görüşmede saptanan hedefler ve bunların mevcut performansla karşılaştırılması
Performans durumunu gösteren açık seçik örnekler
Performansın daha iyi hale gelmesi için yapılması gerekenler
Elemanın kendisini geliştirmesi için yapılabilecek yardım
Elemanın saptanan hedeflere varabilmesi için sağlanacak destek

10. Performans Değerlendirme Görüşmeleri Nasıl Olmalıdır?
Çalışanlar genellikle işlerini iyi yapıp yapmadıklarını bilmek isterler. Değerlendirme yoluyla çalışanlara bu bilgiyi sağlamak yöneticilerin görevleri arasındadır. Çalışanların performanslarının değerlendirilmesi süreci hiç aksatılmadan, düzenli olarak yapılmalı ve hem biçimsel hem de biçimsel olmayan iletişim kanallarını içermelidir. Yöneticinin performans değerlendirmesini planlamaya ve gerçekleştirmeye yönelik çabasının doruğu, çalışanlarla yapacağı görüşmedir. Bu da genellikle performans değerlendirme görüşmesi şeklinde olur. Organizasyon iş, görev ve sorumlulukları ile performans standartlarını açık seçik ortaya koyduğu takdirde değerlendirmeler daha objektif olacaktır. Performans değerlendirme görüşmesinde, iş görenlere en yararlı olacak geri besleme, gerçek performansın saptanan iş standartlarıyla karşılaştırılmasına dayanan geri beslemedir. İyi düzenlenmiş bir performans değerlendirmesinde görüşmeler önceden hazırlanmış bilgi formuna göre yürütülür. Bu bilgi formu, yönetici ile çalışanlar arasında serbest bilgi akışına izin verecek şekilde olmalıdır.

11. Performans Değerlendirme Görüşmesinin Hedefleri
Performans değerlendirme görüşmesinin hedeflerini aşağıdaki gibi özetleyebiliriz:

Performans hedefleri üzerinde uzlaşma sağlamak
Görüşülen elemanın özellikle güçlü olduğu yönleri saptamak
Düzeltilmeye ihtiyaç duyulan performans alanlarını saptamak
Görüşülen elemanla birlikte, performansın daha iyi hale gelmesi için plan yapmak
Gelecek değerlendirme döneminde o elemanlardan nasıl bir performans beklendiğini ortaya koymak

12. Performans Değerlendirme Görüşmesinin Tipleri
Performans değerlendirme görüşmelerinin iki ana tipi vardır: Dolaysız yöntem ve dolaylı yöntem.
12.1. Dolaysız Yöntem
Dolaysız yöntem, çalışanlara önceden saptanmış soruların yöneltildiği ya da açıklamaların yapıldığı resmi bir görüşme yöntemidir. Bu yöntem, otokratik yönetici imajını güçlendirir. Dolaysız yöntem, doğası gereği, kişisel gelişmenin, özel ilgi alanlarının ve iş ile doğrudan doğruya ilgisi olmayan başka konuların tartışılmasına olanak vermez.
12.2. Dolaylı Yöntem
Dolaylı yöntem, performans değerlendirme görüşmelerine daha çağdaş bir yaklaşımdır. Çalışanlarla üstleri arasında geçen, konuları önceden sınırlanmamış bir tartışmadır. Yöntem, yöneticinin önceden saptadığı bir gündeme bağlıdır ama çalışanların katkılarına da açıktır. Dolaylı yöntem, tartışmanın kontrolünü tek başına yöneticiye vermez. Bu yaklaşımın en büyük yararı, çalışanların performanslarının çeşitli alanlarının araştırılmasına olanak vermesidir. Dolaylı yöntem, kişisel katkıları, arzuları ve gelişme göstermek için nelere ihtiyaç duyulduğu üzerine de odaklanır.

13. Performans Değerlendirme Görüşmesinin Yürütülmesi

Samimi Bir Hava Yaratmak: Performans değerlendirme görüşmesine başlamadan önce, görüşülen elemanla samimi bir hava yaratmak çok önemlidir. Bunun yanı sıra yönetici, yapılacak görüşmenin önemli olduğunu hissettirecek bir atmosfer oluşturmalıdır.
Hedefleri Ortaya Koymak: Yönetici ile çalışan arasında samimi bir hava yaratıldıktan sonra, yönetici hedefleri ortaya koyup gündemi açıklayarak performans değerlendirme görüşmesini başlatmalıdır.
Elemanın Özdeğerlendirmesi: Elemanın kendi performansını – bütün ana görevlerini, işlevlerini ve yükümlülüklerini – sözlü olarak değerlendirmesi görüşme gündeminin ilk maddesi olmalıdır. Elemanın kendi performansı hakkında ne düşündüğünü bilmek, yöneticinin tartışmaya nasıl yaklaşacağına karar verebilmesini sağlar. Eleman kendisini ifade etmekte zorlanıyorsa, yönetici ona sorularıyla yardımcı olabilir. Bu sorular açık-uçlu sorular olmalıdır. Yönetici elemanın öz değerlendirmesini dikkatle dinlemeli ve bu sırada notlar almalıdır. Ayrıca yöneticinin elemanın sorularını dikkatle dinlemesi, onu performans değerlendirmesinin parametreleri içinde tutmak için de gereklidir.
Yöneticinin Değerlendirmesi: Elemanın öz değerlendirmesi sona erdikten sonra yönetici onun sözlerine cevap vermelidir. Elemanın söylediklerine katıldığını bildirmek tartışmaya başlamanın iyi bir yoludur. Bunun ardından yönetici kendi değerlendirmesini yaparken elemanın değerlendirmesini hep göz önünde bulundurmalıdır. Yönetici değerlendirmesini elemanın söylediklerine cevap verecek şekilde yapmalıdır. Bu noktada yönetici, elemanın sözünü etmediği konuları da gündeme getirebilir. Yönetici, elemanın iyi performans gösterdiği hiçbir alanı gözden kaçırmamalı, bu konularda övücü sözler söyleyip destekleyici yorumlarda bulunmalıdır. Bu görüşmede, performansın düzeltilmesi gereken noktalarda açık seçik ortaya konulmalı ve üzerinde tartışılmalıdır.
Etkili İletişim: Bir performans değerlendirmesinin yararlı sonuçlar vermesi için gerekli becerilerden biri de iletişimdir. Performans değerlendirme görüşmesinin başarılı olması, paylaşılan bilgilerin açık ve kesin olmasına bağlıdır. Dolayısıyla hem yönetici hem de eleman birbirlerini dikkatle dinlemeye özen göstermelidir. Performans değerlendirme görüşmesini kolaylaştırabilecek bazı iletişim teknikleri vardır: “Dostça bir ortam yaratmak, yanlış anlama ihtimallerini ortadan kaldırmaya çalışmak, görüşmenin kesintiye uğramamasını sağlamak, açık uçlu sorular sormak ve sorulara dürüstçe cevap verilmesini cesaretlendirmek”.
Gelecek için Plan Yapmak: Performans değerlendirme görüşmesinin sonunda, görüşme yapılan eleman için yeni performans standart ve hedeflerinin saptanması gerekir. Bu, elemanın o zamana kadarki performansına ve organizasyon içinde kendisi için en uygun olacak ilerleme yönünün araştırılmasına dayanmalıdır. Performansın yükseltilmesi için yapılan planlarda sonucu yönetici ile çalışanların ne ölçüde işbirliği içinde oldukları belirler. Plan, kişiler için anlam taşımalı ve mesleki bakımdan uygulanabilir olmalıdır. Bu plan aynı zamanda, gelecek performans değerlendirmesinin de temelini oluşturur. Performansı yükseltmek için yapılan planların dört temel öğesi vardır. Bu öğelerden birincisi, planın pratikliğidir. Planın ikinci temel öğesi, zamandır. Üçüncü temel öğesi, somutluk ve son temel öğesi, organizasyonun desteğidir.
Performans Değerlendirmesinin Belgelenmesi: Organizasyonlar çoğunlukla performans değerlendirme görüşmeleri sırasında ve sonrasında doldurulmak üzere değerlendirme formları hazırlarlar. Bu formların bir bölümü yöneticilerin, diğer bir bölümü de çalışanların yorumlarına ayrılmıştır. Performans değerlendirme görüşmesinde kullanılan iyi bir formun, eğitim ve performans yükseltme planıyla ilgili olarak anlaşmaya varılan noktaları kaydetmek üzere geniş bir bölümde içermesi gerekir. Performans değerlendirme formunu hem yönetici hem de çalışan imzalar. Formlardan biri kaydedilmek üzere çalışanın personel dosyasına konur, bir diğeri de çalışanın kendisine verilir.

MsXLabs Üye Girişi