AR-GE - Araştırma-Geliştirme

PROJELERDE İNSAN GÜCÜ YÖNETİMİ VE TÜRKİYE’DE SANAYİNİN ARGE YETENEĞİ EDİNMESİ

Bu makale “Yöneylem Araştırması ve Endüstri Mühendisliği 29. Ulusal Kongresi, 22-24 Haziran 2009, Bilkent Üniversitesi, Ankara” da sunulmuştur.
Yasemin Kumbasar GÖK
Endüstri Yük. Müh

ÖZET
Ülkemizde iş dünyasının ARGE uygulamaları son onbeş yıl içinde TÜBİTAK ARGE Yardım Programı ile yeni bir boyut kazanmıştır. Bu programda kullanılan proje yönetim metodolojisi Amerikan Hava Kuvvetlerinin F-16 üretiminde uyguladığı sistemden uyarlanmıştır. Makalede bu sistemin temel özellikleri anlatılmaktadır.
Özellikle yatırım gideri bulunmayan veya personel gideri çok yüksek olan projelerin yürütülmesinde, ‘Kazanılan Değer’ (Earned Value) kavramının kullanılması gerekmektedir. Büyük ARGE projelerinde ve özellikle yazılım projelerinde kullanılmakta olan bu kavrama neden gerek duyulduğu makalede açıklanmış ve bir örnek hesaplama verilmiştir.
Modern proje tekniklerinin kullanıldığı TÜBİTAK sanayi ARGE yardımı programı, ülkemizde üniversite ve iş dünyası ortaklığının gelişmesine önemli katkı sağlamıştır. Programın başlamasından on yıl sonra gerçekleştirilen değerlendirme toplantısında akademisyenler tarafından verilen bilgiler ışığında bu işbirliğinin hem üniversiteye hem sanayiye sağladığı katkılar özetlenmiştir.
Özellikle küçük işletmeler için çok yeni olan proje uygulamaları konusunda edinilen deneyim ve bilgi birikiminin artırılması ve yaygınlaştırılması için tedbir alınmasının gerekliliği en öncelikli alan olarak vurgulanmıştır.

1. GİRİŞ
Son 10-15 yıldır Türkiye sanayiinin ARGE yeteneğinde belirgin bir iyileşme yaşanmaktadır. Konuyla ilgili geriye dönük değerlendirmelerde, sözkonusu dönemde elde edilen önemli kazanımlardan olan “ARGE faaliyetlerinin proje bazında yürütülmesi” konusuna gereken önemin verilmediği düşüncesiyle, gelişmeleri kendi açımdan anlatmak istiyorum.

2. GEÇMİŞTE ÜNİVERSİTE VE SANAYİ İLİŞKİLERİ
1990’larda mühendislerin önemli bir kısmı, en iyi üniversitelerden mezun olanlar bile kendi alanlarında değil, pazarlama, işletme hatta bankacılık alanlarında çalışmayı hedefliyorlardı. O yıllarda firmalar genellikle, lisans yoluyla yurtdışından satın aldıkları teknik tasarımlara göre üretim yaptıkları için mesleğiyle ilgili işler yapan mühendisler kurulmuş sistemlerin sorunlarının giderilmesinin ötesinde bir mühendislik becerisine ihtiyaç duymuyorlardı.
Dolayısıyla, akademisyen olmayı hedeflemeyip iş hayatına girmeyi planlayan bir mühendis adayının doktora yapmayı düşünmesi söz konusu değildi. Mühendislik tasarımı yapılmadığı için iş dünyasının sorunları üniversitedeki akademisyenler için deneyim kazandıran uygulama alanları oluşturamıyor, üniversite ve iş dünyası birlikte çalışamıyordu.

3. TAİ VE İŞGÜCÜ MALİYETİ KAVRAMI
Bu yılları hepimiz hatırlıyoruz. O yıllarda TAİ’de THK için F-16 uçakları üreten programda çalıştım. Bu programda üretilen uçaklara takılan her türlü parçanın hammaddesi, planlamalar ve üretim teçhizatları ABD’den geliyor, Türkiye sadece ucuz iş gücü sağlıyordu. Proje kapsamında GeneralDynamics (GD) ile ortak olan TAİ’nin bütün kârlılık hesapları iş gücü maliyetine dayanıyordu. Üretilen uçaklar önce Amerikan Hava Kuvvetleri’ne (USAF) teslim ediliyor, THK uçakları USAF’dan teslim alıyordu. Bu nedenle GD ve USAF uzmanları planlanan ve gerçekleşen işgücü miktarlarını ve bu rakamların bütçe üzerindeki etkilerini TAİ içinde kurdukları özel sistemlerle çok yakından kontrol ediyorlardı.
TAİ’de endüstri mühendisi olarak 8 yıl çalıştıktan sonra TÜBİTAK’a girdim. O yıllarda TÜBİTAK’a bağlı enstitülerde yapılan projelerin maliyet hesaplarında personel giderleri dikkate alınmıyordu. ‘Proje olsa da olmasa da devlet maaşları ödüyor’ düşüncesiyle sadece teçhizat ya da diğer yatırım giderleri proje maliyetine dahil ediliyordu.

4. YATIRIM GİDERİ BULUNMAYAN PROJELER VE ‘KAZANILAN DEĞER’ KAVRAMI
TÜBİTAK enstitüleri arasında yapılan bir koordinasyon toplantısında, bir üst düzey yönetici, yatırım gideri bulunmayan projelerin ne kadarının tamamlandığını hesaplayamadıklarını söyledi. Toplam poje maliyeti içindeki gerçekleşen yatırım harcaması miktarı projenin tamamlanma oranı olarak kabul ediliyor ama bu yöntemle, yatırım gideri bulunmayan ARGE projelerinin tamamlanma oranı hesaplanamıyordu.
ARGE projelerinin izlenmesini olanaksız hale getiren bu durumun bir açıklaması bulunmaktadır: Projelerde gerçekleşen harcamaların karşılığı olan alet-teçhizatlar belirlenen standartlara uygun ve gider belgeleri tamamsa ilgili işlemler başarıyla tamamlanmıştır. Fakat yatırım gideri yok ve sadece insan gücü kullanımı sözkonusuysa personel maaşlarının ödenmiş olması ilgili işlerin tamamlandığını göstermez. Planlanan süre kadar çalışıldığı halde işin hepsi bitirilmemiş olabilir.
Gerçekleşen Personel giderlerinin karşılığında yapılan işin planla karşılaştırılabilmesi için Kazanılan Değer (Earned Value) kavramı geliştirilmiştir. Kazanılan Değer, ne kadar çalışma gerçekleşmiş olursa olsun tamamlanan işin miktarını gösterir. Proje faaliyetleri değerlendirilirken, Yatırım Giderlerinin kontrolunda, Gerçekleşen maliyet Planlanan maliyetle karşılaştırılır. Personel Giderlerinin kontrolunda ise Gerçekleşen maliyet, Planlanan maliyet ve Kazanılan değerin üçü birbiriyle karşılaştırılır. Bu karşılaştırmalar sonucu, tamamlanan işin süre ve maliyet açısından planlara uygun olup olmadığı belirlenir ve buradan verimlilik değerine de ulaşılabilir. Bunun yapılabilmesi için personelin gerçekleştireceği işlerin ölçülebilir birimler cinsinden önceden tanımlanmış olması zorunludur. Türkiyede sanayinin geçmişinde yatırım gideri bulunmayan projelere genellikle rastlanılmadığı için Kazanılan Değer kavramının eksikliği fazla hissedilmemiştir. Günümüzde özellikle yatırım gideri bulunmayan ARGE projelerinin ve yazılım projelerinin başarısı için bu kavram kullanılmalıdır.
4.1. Kazanılan Değer için Örnek Hesaplama
10 adam- ay olarak planlanan iş paketinde 5 kişi iki ay çalışmış ve işin yarısını bitirmiştir.
Bu durumda:

Planlanan iş = 10 aa
Gerçekleşen iş = 10 aa
Kazanılan (Tamamlanan) iş = 5 aa
İş paketi Verimliliği = % 50 dir.

Bitirilmiş bir iş için Kazanılan Değer her zaman Planlanan Değere eşittir.
Hiç başlanmamış bir iş için Kazanılan Değer her zaman 0 dır.

5. TÜBİTAK ARGE YARDIMI VE PROJE YÖNETİMİNDE YENİ TEKNİKLER
Dünya Ticaret Örgütünün ARGE dışındaki tüm sübvansiyonları yasaklaması üzerine 1995 yılında DTM, ihracatı artırmak amacı ile firmalara ARGE yardımı programı başlattı. Yapılan işin ARGE olup olmadığını TÜBİTAK kararlaştıracak, DTM belirlenen yardım miktarını firmaya hibe olarak verecekti. Bu amaca uygun sistemi TÜBİTAK kuracaktı.
Bu sistemde firmalardan istenmesi gereken bilgileri belirlemekle Bilim ve Teknoloji Politikaları Daire Başkanı tarafından o birimde çalışan endüstri mühendisi olarak ben görevlendirildim. O yıllarda henüz internet yoktu, ARGE uygulamalarına ilişkin ulaşabileceğim bir deneyim yoktu ve Türkiye’deki sanayi firmalarının uygulanmakta olan ihracat teşviklerine yönelik olumsuz alışkanlıkları vardı.
Bu olumsuz koşullarda, ARGE faaliyetlerinin yatırımdan çok insan gücü gerektiren projeleri kapsadığını dikkate alarak personel giderlerinin kontrolüne ağırlık veren TAİ’deki sistemi ARGE yardım programına uyarladım. Bu sistemin üç temel özelliği:

i) ARGE faaliyetlerinin iş paketlerine bölünmesi,
ii) Pesonel maliyetinin adam-ay cinsinden tanımlanarak harcanan zamanın ve işgücünün ölçülebilir hale getirilmesi,
iii) Proje giderlerinin Tamamlanan İş (Earned Value) değerine göre izlenmesidir.

Bu sistemin kullanılmasıyla iş paketlerinde planlanan, gerçekleşen ve tamamlanan işgücü ve zaman değerlerinin karşılaştırılarak proje gelişimi ve başarısının ölçülebilmesi mümkün olmuştur. Projelerde tanımlanan işpaketlerinin sayısı ne kadar çoksa gerçekleştirilen ölçümlerin doğruluğu o kadar yüksektir. Bu ölçümler proje performansının hesaplanmasını sağlayarak ARGE yardımlarının objektif kriterlere göre yapılmasının yanısıra daha sonraki benzer konudaki projelerin gerçeğe daha uygun olarak planlanmasını ve değerlendirilmesini de sağlamaktadır.
Kazanılan Değer rakamları çeşitli şekillerde elde edilebilir. Bu bilgi, TAİ’de iş merkezlerinde ekip şefleri tarafından çizelgeler üzerine işaretlenerek günlük olarak ve adam-saat bazında verilmekteydi. TÜBİTAK ARGE yardım programında ise firmalar tarafından altı ayda bir doldurulan proje dönem raporunda çalışılan işpaketlerinin tamamlanma oranı olarak adam-ay bazında verilmektedir.

6. ÜNİVERSİTE VE İŞ DÜNYASINDA ORTAK DİLİN BAŞARISI
Bilindiği gibi, TÜBİTAK ARGE yardımı programında projelerin onay ve izlenme aşamalarında üniversite öğretim üyeleri görev almakta ve proje değerlendirmelerini firmaya bizzat giderek yerinde yapmaktadırlar. Ülkemizdeki ARGE faaliyetlerinin ölçülebilir olmaktan çok uzak olduğu o yıllarda geliştirilen sisteminin getirdiği yenilikler, sadece akademisyenlerin ve TÜBİTAK’ın değil, firma sahiplerinin de proje faaliyetlerinde önlerini görebilmeleri için büyük yarar sağlamıştır. Nitekim, TÜBİTAK ARGE yardımı, 1 Haziran 1995’te resmi gazetede yayımlanarak yürürlüğe girmesinden sonra TİDEB’in kurulmasıyla hem akademisyenlerden hem iş dünyasından büyük övgü toplamıştır. Halen başarıyla devam etmekte olan Program, başvuran firmalara sağladığı hibe desteklerin yanı sıra teknik yetenek ve özgüven kazandırmakta, ayrıca hakem ve izleyicilik yapan akademisyenlerin uygulamadaki deneyim ve birikimlerinin artmasına katkıda bulunmaktadır.
Program kapsamında, o zamana kadar, 30 farklı firmada yaklaşık 50 hakemlik 60 dönem izleyiciliği gerçekleştirmiş olan ODTÜ Makine Mühendisliği Bölümü öğretim üyesi Prof. Dr. Tuna Balkan’nın, 28 Kasım 2006 tarihli TÜBİTAK Sanayi Yenilik ve AR-GE Günü’nde yaptığı sunuşta [1] TÜBİTAK - TEYDEB - Etkinlikler söylediklerinden bazıları şunlardır:

“1997 yılındaki ilk hakemlik yapılan projenin konusu “İki Tekerlekli Motorsuz ve Motorlu Binek Araçlar için 2×2 Modelin Tasarımı”
Proje sunuşu beklentilerin çok altındaydı.
Firmalar, proje önerisi hazırlarken dikkat edilmesi gereken konular hakkında oldukça deneyimsizdiler.
Özellikle proje yönetimi, planlama, literatür araştırması vb. konularda önemli eksiklikleri bulunmaktaydı.
Bilimsel anlamda Ar-Ge bilinmiyordu.
Ar-Ge genellikle yurtdışında geliştirilmiş bir sistemin deneme yanılma yöntemiyle bazen iyileştirilerek, ülkemizde yeniden tasarlanması olarak görülüyordu.
“Hakemlik ve izleyicilik sürecinde katkıı iki yönlü olmaktadır.
Hakem/izleyici öğretim üyesi ise yapılan uygulamalı ar-ge çalışmaları öğretim üyesinin uygulamalı çalışmalar konusundaki bilgi birikimine katkıda bulunacaktır.
Konu farklılıkları öğretim üyesinin vizyonunun genişlemesine önemli katıda bulunmaktadır.
İzleyici doğal olarak ücretsiz bilimsel danışman durumundadır.
Bu nedenlerle süreç içerisinde herkesin kazancı olmaktadır.
“Sistemin 10 yılı aşkın bir süredir başarı ile işlemesi, firmalarımızın durumun bilincinde olduğunu göstermektedir.
“Öğretim üyesi olarak proje değerlendirme ve izleme ziyaretinde edindiğim bilgiler ve deneyimler vermekte olduğum derslerde daha somut, uygulamaya yönelik ve öğrencinin ilgisini çekecek örnekleri hazırlamama olanak sağlamıştır.”

7. SONUÇ VE ÖNERİLER
Prof. Dr. Tuna Balkan‘nın ifadelerinden de anlaşıldığı gibi, TÜBİTAK ARGE yardımı kapsamında geliştirilen ARGE Projesi Yönetim Sistemi, üniversite ve iş dünyası arasında ortak dil oluşturarak iki kesimin birbirini anlamasını ve geliştirmesini mümkün kılmış ve üniversite iş dünyası ortaklığında yeni bir dönem başlatmıştır. Bu yeni dönemde ARGE alanında elde edilen başarılar onbeş yıl öncesine kadar hayal bile edilemeyecek niteliktedir. Bu kazanımları değerlendirirken, geliştirilen ARGE projesi kavramı ile ARGE faaliyetlerinin ölçülebilir hale getirilerek objektif kriterlere göre değerlendirilebilmesinin, firmaların elde ettiği bilimsel ve teknik başarılara çok önemli bir alt yapı oluşturduğu unutulmamalıdır.
İşletmelerin başarılarında böylesine önemli rolü olan ARGE projesi planlama, yürütme ve izleme konusu ülkemiz iş dünyası ve özellikle küçük işletmeler için yeni bir kavramdır. Firmaların proje ve özellikle proje personeli yönetimi konusunda yeterli bilgi ve deneyim kazanmaları için ülke çapında yaygın tedbir alınması sağlanmalıdır. Ülkemizde Savunma Sanayi alanında faaliyet gösteren şirketler proje yönetimi konusunda en modern teknikleri kullanmaktadırlar. Bu firmaların birikiminden yararlanmak amacıyla bilgi alışverişinin sağlanması için, başarılı firmaların halen uygulamakta oldukları proje planlama ve yönetim tekniklerini konu alan ulusal bir sempozyum düzenlenmesi yararlı olacaktır. Bu modern tekniklerin sadece iş dünyası değil, hibe niteliğindeki fonları yöneten kamu kuruluşları tarafından da kullanılması çok yararlı olacaktır.

KAYNAKÇA
Balkan, T., 2006. “Sanayi Ar-Ge Destekleri Değerlendirme ve İzleme Süreçlerine Genel Bakış”, TÜBİTAK Sanayi Yenilik ve AR-GE Günü, TÜBİTAK - TEYDEB - Etkinlikler

MsXLabs Üye Girişi