Büro Yönetimi ve Sekreterlik

TANIM

Sponsorlu Bağlantılar

İşletmede belirlenen amaç ve hedefleri gerçekleştirmek için yönetici tarafından planlanmış, koordine edilmiş kaynakların (insan, bilgi, parasal ve maddi v.b) uygun olarak yönetilmesinde yöneticiye yardımcı olan kişidir.

GÖREVLER
Büronun en verimli şekilde çalışmasını sağlamak üzere,
- Ofis yönetimi işlemlerini yürütür,
- Gelen giden evrak ile dosyalama işlemlerini yürütür,
- Telefon görüşmelerinin yapılması, gelen yazı ve resimlerin yöneticiye ulaştırılması, randevuların ayarlanması, misafirlerin karşılanması işlerini yapar,
- Yönetici için gerekli dokümanları hazırlar,
- Toplantı organizasyonu yapar,
- Seyahat organizasyonu yapar,
- Büroya ait araç-gereçlerin bakımı, onarımını yaptırır ve en verimli şekilde kullanılmasını sağlar.

KULLANILAN ALET VE MALZEMELER
- Bilgisayar, fax, telefon, fotokopi, hesap makinası, daktilo.
- Örgüt amacını ve hedeflerini kapsayan kanun, tüzük, yönetmelik ve emirler.
- Çeşitli demirbaşlar (masa, sandalye, dolap vb)
- Kırtasiye malzemeleri (kağıt, kalem, büro malzemeleri)

MESLEĞİN GEREKTİRDİĞİ ÖZELLİKLER
Büro yönetimi ve sekreterlik meslek elemanı olmak isteyenlerin;
- Sözel yeteneği güçlü (düzgün ve akıcı bir dille konuşabilen),
- Görsel ve işitsel belleği kuvvetli,
- Kendine güvenen, güvenilir,
- İnsanları tanıyan ve etkileyebilen, sır saklayabilen,
- Sorumluluk sahibi,
- Güleryüzlü ve temsil yeteneğine sahip kimseler olmaları gerekir.

ÇALIŞMA ORTAMI VE KOŞULLARI
Büro yönetimi ve sekreteri meslek elemanı büroda görev yapar. Çalışma saatleri genellikle düzenlidir. Ancak çalıştığı işyerine bağlı olarak akşamları geç saatlere veya hafta sonları çalışma yapabilirler. Çalışma ortamı bilgi, belge ve insan ilişkileriyle ilgilidir. Çalışırken yöneticilerle, ziyaretçiler ve diğer çalışanlarla iletişimde bulunurlar.

ÇALIŞMA ALANLARI VE İŞ BULMA OLANAKLARI
- Büro yönetimi ve sekreterlik bölümü mezunu olanların iş alanı oldukça geniş olup, kamu-özel sektöre ait pekçok kurum ve kuruluşda, üniversitelerde, vakıflarda, derneklerde çalışabilmektedirler. İşletmelerin çağdaş işletmecilik anlayışı ile yönetilmesi ihtiyacının giderek daha fazla hissedilmesi, bu alanda eğitilmiş insan gücüne duyulan gereksinimi artırmaktadır.

MESLEK EĞİTİMİNİN VERİLDİĞİ YERLER
Mesleğin eğitimi çeşitli üniversitelere bağlı meslek yüksekokullarının “Büro Yönetimi ve Sekreterlik” bölümünde verilmektedir.

MESLEK EĞİTİMİNE GİRİŞ KOŞULLARI
- Ticaret Meslek Lisesi, Anadolu Ticaret Meslek Lisesi Sekreterlik bölümü ile Büro Yönetimi ve Sekreterlik Alanı, Anadolu Kız Meslek Lisesi Büro Yönetimi ve Sekreterlik bölümü ile Sağlık Meslek Liselerinin Tıbbi Sekreterlik bölümlerinden mezun olanlar "Büro Yönetimi ve Sekreterlik" önlisans programına sınavsız olarak girebilirler.- Meslek Liselerinin sınavsız geçiş için belirlenen bölümleri dışındaki bölümlerden yada liselerden mezun olanlar/olacaklar ise ÖSYM Başkanlığınca yapılan Öğrenci Seçme Sınavına (ÖSS) girmeleri, yeterli "Sözel (SÖZ)"puanı almaları koşulu ile ve sınavsız yerleştirme sonunda kontenjan kalırsa ek yerleştirme ile açık olan programlara istedikleri takdirde ÖSS puanlarına göre yerleştirilmektedirler.

EĞİTİMİN SÜRESİ VE İÇERİĞİ
Eğitim süresi 2 yıldır. Öğrenciler eğitim ve öğretim süresince aşağıdaki dersleri alırlar.
a) Genel Kültür Dersleri: Türk Dili, Atatürk İlkeleri ve İnkılap Tarihi, Yabancı Dil.
b) Meslek Dersleri: Matematik, Bilgisayar, Genel İşletme, Sekreterlik Bilgisi, Klavye Teknikleri, Hukukun Temel Kavramları, Protokol Bilgisi, Ekonomi, Genel İletişim, Örgütsel Davranış, Dosyalama ve Arşivleme Teknikleri, Mesleki Yazışmalar, Büro Yönetimi, Kamu-Özel Kesim Yapısı ve İlişkiler, Sunum Teknikleri ve Çalışma Psikolojisi gibi dersler okutulmaktadır.

MESLEKTE İLERLEME
Büro yönetimi ve sekreterlik bölümü mezunları AÖF İşletme Fakültesi, Kamu Yönetimi bölümüne yatay (sınavsız) geçiş yapabilirler. Büro Yönetimi Öğretmenliği, Halkla İlişkiler, Halkla İlişkiler ve Tanıtım, İşletme Bilgi Yönetimi, Sağlık Kurumları İşletmeciliği ve Yönetim Bilişim Sistemleri lisans programlarına dikey (sınavlı) geçiş yapabilirler. Çalıştıkları işyerinde yönetimin üst kademelerine çıkabilirler.

BURS, KREDİ VE ÜCRET DURUMU
Eğitim süresince koşulları uygun olan öğrenciler Yüksek Öğrenim Kredi ve Yurtlar Kurumu Genel Müdürlüğünün sağladığı öğrenim ve harç kredisinden yararlanabilirler. Özel sektör kuruluşlarının vermiş olduğu burslardan yararlanabilirler. Staj dönemimde çalıştıkları işyerinden belli bir ücret alabilirler. Eğitim sonrası kamuya ait kurum ve kuruluşlarda görev alan büro yönetimi ve sekreteri meslek elemanı; 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu'nun Genel İdari Hizmetleri sınıfında öngörülen derece ve kademedeki katsayı ve tazminatlara göre ücret alırlar. Özel sektörde işe başlayan meslek elemanı işyerinin kapasitesine göre genellikle asgari ücretle işe başlayarak, deneyimi arttıkça yabancı dil bilgisi, teknolojiyi kullanma bilgi ve becerisi gibi özellikleri de dikkate alınarak, ücret yükselebilmektedir. Yönetici konumunda ise bu ücretler daha da artabilmektedir.

DAHA AYRINTILI BİLGİ İÇİN BAŞVURULABİLECEK YERLER
- İlgili Eğitim Kurumları,
- Türkiye İş Kurumu Genel Müdürlüğü Ankara Meslek Danışma Merkezi,
- Bünyesinde Meslek Danışma Merkezi bulunan Türkiye İş Kurumu İl ve Şube Müdürlükleri.

Meslek Tanıtımı: Büro Yönetimi ve Sekreterlik
Profesyonel iş yaşamında ofisin düzeni, telefon trafiği ve insanların nasıl karşılandıkları çok önemlidir. Çoğu zaman, telefonda ‘alo’ diyen ses, iş yeri hakkında ilk izlenimleri etkiler. Sekreterin ses tonu, diksiyonu, dinleme ve konuşma tarzı, hitap şekli gibi unsurların tümü bir araya gelerek insanlar üzerinde işletmeye ilişkin bir etki bırakır. Çünkü, insanların karşılarında gördükleri tek bir kişi değil, işletmenin ta kendisidir.

Günümüz iş yaşamında üretim ve satış kadar önemli başka unsurlar da vardır. Hemen hemen her işletme için öncelikli ilke; yönetimde verimliliktir. Verimliliğin sağlanması için de faaliyet alanları ne olursa olsun, işletmelerin kurum kimliğine uygun bir sisteme sahip olması gerekir. Bu sistem de ancak, profesyonel çalışma mantığıyla yönetilen iş yerlerinde kurulabilir. Büro yönetimi ve sekreterlik, hızla değişen ve gelişen iş dünyasının gereksinimlerini karşılayabilmek amacıyla ortaya çıkmış bir alandır. Tüm dünyada geçerliliği ve önemi giderek artan bu alan iş yaşamının vazgeçilmez bir parçası hâline gelmiştir. İşletme yönetimi ve idare anlayışı değiştikçe profesyonel sekreterlik ile yönetici sekreterliği meslekleri ön plana çıkmıştır. Klasik sekreterlik kavramının dışında çağdaş uzmanlık alanı hâline gelen bu meslekler günümüz işletmelerinde kilit öneme sahiptir. Yöneticinin bürosu işletmenin yönetim piramidinin üst noktası ve iletişimin merkezidir.

Bu önemli merkezde sekreterler önemli rol oynamaktadır. Sekreterler büroların düzenli işlemesini sağlayan, iletişimi düzenleyen, yöneticinin zamanını organize eden vazgeçilmez elemanlardır. Ofis ortamının sistemli olması, sadece yöneticiler için değil işletmede çalışan kişiler açısından da önemlidir. Diğer taraftan modern iş hayatında firmaların üst düzey yöneticileri iletişimi düzenleyen, evrak akışını kontrol eden profesyonel yardımcılara ihtiyaç duymaktadır. Bu önemli görevi üstlenen yönetici sekreterler artık, yöneticinin sağ kolu olmaktan çıkmış neredeyse iş ortağı durumuna gelmiştir. Çağımızda bilgisayarın ve bilgi teknolojilerinin gelişmesi büro otomasyonunu da beraberinde getirmiştir. Büro otomasyonu; büro hizmetlerinde, elektronik makineler ve bilgisayarlarla işlerin yapılmasını tanımlar. Büro otomasyonunda; başta bilgisayar olmak üzere, telefon, faks, gibi iletişim araçlarıyla birlikte daktilo, fotokopi gibi mekanik araçlar da kullanılır. Teknolojiyle birlikte arşivleme, dosyalama ya da evrak kayıt gibi işler bilgisayarla yapılmaya başlanmıştır. Bu durum, bürolardaki evrak trafiğini hafifletmenin yanı sıra iş akışının daha sağlıklı yürümesini sağlamıştır. Bürolarda, sekreterlerin en büyük yardımcıları büro makineleridir. Büro otomasyon sisteminin kullanılması işlerin düzenli ve zamanında yapılmasını kolaylaştırır.

Ancak bu teknolojiyi kullanmak ve verim alabilmek için mutlaka meslekî eğitim almak gerekir. Bugün üretim ve hizmet alanlarının tümünde eğitimli, kendini geliştirmiş meslek elemanlarına ihtiyaç vardır. Günümüzde büro yönetimi ve sekreterlik alanı, alt dalları barındıracak düzeyde gelişmiştir. Modern iş yaşamında bu meslek tıp, hukuk ve ticaret sekreterliği gibi farklı uzmanlık alanlarıyla birlikte tanımlanmaya başlamıştır. Sekreterler, görev yaptıkları işletmenin faaliyet alanına ilişkin temel bilgilere ve işleyişe hakim olmalıdır. Örneğin tıp merkezinde ya da hukuk bürosunda görev yapan sekreterlerin görev tanımları ve çalışma biçimleri birbirinden farklıdır. Bu farklılıklar, zamanla sekreterlik mesleği içinde alt meslek dallarının oluşmasını beraberinde getirmiştir.